afhameren digitaal vooraanmelden

Afhameren: project Digitaal vooraanmelden op Schiphol met succes afgerond

Het begon najaar 2020 met een best effortverklaring van de vijf afhandelaars op Amsterdam Airport Schiphol. Daarna volgde een trial by error-periode waarin steeds meer luchtvrachtpartijen zich aansloten en het systeem technisch werd verbeterd. Als een olievlek heeft digitaal vooraanmelden van lokale exportvracht via eLink zich door de cargocommunity verspreid. Inmiddels wordt 70-80% van de vracht digitaal vooraangemeld, gemiddeld 3000 vrachtwagens per week. Bedrijven die door de tachtig procent-grens zijn gegaan, krijgen als beloning een slagroomtaart. Die valt in de smaak, zegt ACN-directeur Maarten van As met een knipoog. “Nu hebben we een breed gedragen product dat werkt en we hebben een stevig fundament gelegd voor volgende projecten die we op dezelfde manier sámen oppakken!” 

Bron: ACN/Anke Hoets.

eLink was niet onbekend op Schiphol, maar is vorig jaar echt goed van de grond gekomen dankzij een combinatie van factoren: technische verbeteringen, een nieuwe projectaanpak en het vertrouwen en de inzet van de community. Managing director Maarten van As van ACN, projectmanager Johan Star en Hans van Roest van eLink-ontwikkelaar Cargonaut vinden dat alle eer naar de klant moet gaan; tientallen expediteurs en vervoerders bleken in ruim twaalf maanden bereid om hun it-systemen te koppelen aan de database van Cargonaut zodat zij en de afhandelaars voortaan via deze ‘hub’ met elkaar kunnen communiceren. Ze doen nu op één plek de checks voor het aanleveren van lokale exportvracht, zodat de cargo digitaal ready for carriage (RFC) wordt. “De eerste vraag hoe alle partijen konden gaan samenwerken en wat daarvoor nodig was, is een grote slag die we hebben moeten maken”, vertelt Johan terugkijkend op de afgelopen twaalf maanden. “We zijn gaan peilen welke goederen op Schiphol arriveren en welke checks op welk moment nodig zijn om de cargo de lucht in te krijgen.” Op basis van die kennis zijn ze gaan bouwen, letterlijk steen voor steen. “Door niet met alles tegelijk te beginnen, hebben we voorkomen dat we halverwege zouden stranden.”

Groot denken, klein starten

Groot denken en klein starten was het uitgangspunt. Een proces van leren in de praktijk kwam op gang, vervolgt Johan. “De ambitie en ervaringen van de klanten waren leading. Samen met de luchtvrachtgemeenschap zijn we gestart en samen hebben we gezocht naar oplossingen. Wij hebben gezorgd dat de randvoorwaarden op orde waren en bleven.” Hans van Roest van Cargonaut vult aan: “Bij de start dachten we dat eLink al klaar was, maar er bleken flinke verbeteringen mogelijk én nodig om het geschikt te maken voor een breed gebruik. Door in de IT-ontwikkeling mee te bewegen met de klant, zijn we steeds een stap verder gekomen.”

Nu staan we naast elkaar in plaats van tegenover elkaar, dat is een revolutionaire bijvangst van dit project – Rob Middelkoop

Parallel aan het aansluiten van bedrijven, is eLink verder aangescherpt. Zo is in april 2021 aviation security (AvSec) geïntegreerd en is eLink in september officieel onderdeel geworden van de RFC-procedure op Schiphol, historisch een mijlpaal. De volledige integratie van AvSec was een monsterklus, maar moest gebeuren, legt Hans uit. “Je wilt zoveel mogelijk stappen bij de afhandelaar overslaan en het aantal activiteiten bij de documentenbalie maximaal reduceren. AvSec was een van de laatste factoren om het proces van vooraanmelden van de cargo volledig digitaal te maken. Tot we het hadden geïntegreerd was papier leidend in het aanmeldproces, nu is digitaal leidend.” 

afhameren digitaal vooraanmelden
Maarten van As van ACN

Kwestie van vertrouwen

In een hectische sector als de logistiek heeft niet iedereen de tijd en energie om zich in projecten te storten waarvan de uitkomst onzeker is. Toch groeide het besef in de cargocommunity dat je alleen misschien wel snel bent, maar samen verder komt. Maarten: “Soms zijn we gewoon aan de slag gegaan, zonder al teveel op de achterliggende theorie in te gaan. Het is aan Hans en Johan te danken dat er vertrouwen bleef.” Technisch kreeg de klant daarbij een steuntje in de rug met het dashboard dat Cargonaut vorig najaar heeft gelanceerd. De deelnemende bedrijven kunnen hierin real timevolgen hoe het proces van vooraanmelden, aanleveren en afhandelen van de zendingen verloopt. De tweede aanjager is dat er continu overlegd is binnen de projectgroep van de koplopers (zie kader) en binnen de Best Effort-klankbordgroep. Afhandelaars, vervoerders en expediteurs leren er van elkaar en slechten er muren, zeggen Johan, Hans en Maarten. Het proces heeft nogal wat tijd en energie gekost en toch is iedereen betrokken gebleven. Inmiddels hebben zo’n zestig expediteurs en vervoerders de best effortverklaring getekend. Hans: “Dankzij die verklaring is afhaken eigenlijk geen optie. En doordat iedereen in de klankbordgroep recht van spreken heeft, is het ook makkelijker om nieuwe doelstellingen te formuleren.”

Sneller door de poort

Lokale exportvracht wordt door aangesloten expediteurs en vervoerders nu aangemeld vóór vertrek naar Schiphol. De afhandelaar weet precies welke goederen op welk moment hij kan verwachten en de vervoerder kan sneller langs de documentatiebalie of die zelfs overslaan. Volgens Hans is de datakwaliteit in de logistieke exportketen dankzij de digitalisering enorm toegenomen, er worden minder fouten gemaakt. Hij is samen met Johan inmiddels met het vervolg bezig; zorgen dat de partijen die nu – op volgorde – prioriteit krijgen bij de afhandelaars op Schiphol, ook bij de poort sneller kunnen doorrijden. Johan: “Bij de poort staan ook digitaal vooraangemelde chauffeurs helaas nog steeds in de rij, omdat veel andere ‘stromen’ er ook gebruik van maken, bijvoorbeeld het internationale vrachtverkeer. Maar we willen de partijen die het goed doen ook belonen. Dus daar gaan we nu aan werken.” 

Digital handshake voor ontvangst zendingen

Het ultieme doel is dat er een volledige green lane ontstaat op Schiphol, een snelle corridor waarin alle stappen voor het aanleveren van vracht digitaal worden afgehandeld (zie afbeelding). Dit jaar hoopt Hans een verbeterslag te maken in de technologie voor digitalisering van de handtekening-voor-ontvangst, zodat ook aan het einde van de rit papier niet meer nodig is. “ACN-papieren werden soms pas aan het einde van de dag doorgenomen en dan werd de balans opgemaakt of cargo wel of niet geaccepteerd is. Dat is een tijdrovend proces. De chauffeur scant nu zijn pas bij aankomst bij de dock en als de zending gelost is. Op dat moment legt ook de medewerker van de afhandelaar zijn pas op een reader wat betekent dat de digital handshake voor ontvangst is gezet. “Alle informatie wordt digitaal gekoppeld. En expediteur, vervoerder en afhandelaar kunnen real time zien of alles goed is gegaan

De gebruikers over digitaal vooraanmelden van lokale exportvracht

v.l.n.r. Rob Middelkoop, Joey Lawalata en Marcel van Duyn

Ook de kopgroep van expediteurs, vervoerders en afhandelaars kijkt terug op een drukke periode waarin eLink werd geïmplementeerd als standaard voor het aanmelden van lokale exportvracht. Marcel van Duyn van Rhenus Airfreight Handling B.V. vindt dat de cargocommunity een reuzenstap heeft gezet in de digitaliseringsslag. “Bedrijven kunnen alleen maar erkennen dat het een hele verbetering is. Als je kijkt waar we anderhalf jaar geleden stonden; er gingen toen nog continu papiertjes over en weer. Je krijgt nu niet alleen voorrang bij de aflevering van vracht, maar ook intern loopt alles gestroomlijnder. ” Marcel vindt dat het project vooral heeft bewezen dat samenwerking loont. De succesfactor is openheid van alle partijen, zegt hij: “Tien jaar geleden vertelde ik echt niet welke zendingen ik deed op een dag en hoe ik dat afhandelde. Nu we dat opzij hebben gezet en eerlijk zijn, blijkt het goed te werken.”

Digitaliseren moet!

Drie voorheen gescheiden werelden hebben hun terughoudendheid laten varen en met duidelijke onderlinge afspraken toegang gegeven tot hun data. Daarbij gingen ze niet over één nacht ijs. Rob Middelkoop van D.J. Middelkoop & Zn. uit Nieuw-Vennep spreekt als projectgroeplid van het eerste uur van een “zware bevalling”. De overgang naar eLink vergde veel tijd en energie. “Als ondernemer wil je snel schakelen, maar binnen een community is het zwaar en duurt het veel langer om iedereen mee te krijgen.” Omrekenen wat het allemaal gekost heeft doet hij liever niet, tussendoor afhaken was voor hem sowieso geen optie. “We gaan naar een tijdperk waarin digitaal heel normaal is. Het speelt inmiddels bij ieder bedrijf, dus waarom niet ook in zo’n aanleverproces?!” De investering betaalt zich bovendien terug, benadrukt Rob. Zijn transportbedrijf heeft aan de voorkant meer werk, maar boekt aan de achterkant tijdwinst door goederen digitaal voor aan te melden; gemiddeld zo’n drie kwartier per truck. “Voorheen stuurde je een vrachtwagen weg naar Schiphol en was het afwachten wanneer hij terugkwam. Dan moest hij wachten bij de documentatiebalie én bij laaddeur bij de afhandelaar. Eén van die risico’s is nu grotendeels weggenomen; de documentenbalie overslaan. Dat betekent een halvering van de wachttijd en dat we onze ritten beter kunnen plannen.” De vervoerder verwacht dat hij zijn planning nog verder kan aanscherpen als er in de toekomst bij de loodsen gewerkt gaat worden met slottijden en digitaal inchecken. “Dan weten we bijna tot op de seconde nauwkeurig wanneer we onze wagens richting Schiphol kunnen laten vertrekken.”

Dashboard

Collega Joey Lawalata van R. Nagel Transport B.V. uit Oude Meer ziet ook meer voor- dan nadelen aan eLink. “Er glipt wel eens wat tussendoor, maar gemiddeld zitten we nu op 95% digitaal vooraanmelden.” Via het dashboard kan hij dagelijks de stappen in de keten terugkijken. Het staat boordevol informatie (zie afbeelding). Dat maakt het hele proces volgens Joey nu heel inzichtelijk. “Je weet precies wat er waar gebeurt met een zending en hoe laat. Mocht er iets mis zijn, dan kun je al voor je gaat aanleveren met de klant bellen dat die moet zorgen dat de zending op groen gaat (wat betekent dat de cargo richting Schiphol mag).” Als voorbeeld noemt hij KLM waar alle cargo eAWB moet worden aangeleverd. “Ik kan op KLM filteren en zie in het dashboard welke zendingen wel of niet eAWB zijn. In het laatste geval grijp ik meteen in. Dat scheelt me achteraf een hoop werk.” 

digitaal vooraanmelden succes
Joey Lawalata werkt met digitaal vooraanmelden via eLink

Samen sneller en verder

De wachttijden bij de loods zijn nog een verbeterpunt, zeggen beide vervoerders. Rob: “Bij de afhandelaars is de bezetting niet altijd onder controle en de toegang voor eLink-chauffeurs is soms niet goed zichtbaar.” Personeelstekorten spelen al langer bij de afhandelaars en corona heeft dat probleem versterkt, bevestigt Joey: “Je merkt het altijd meteen. We zijn nu wel zo ver dat signalen meteen worden opgemerkt en opgepakt. We bespreken het in de klankbordgroep en je kunt mailen, naar de afhandelaars en ACN. Het is meestal binnen paar dagen opgelost.” De eLink-partners proberen elkaar nu op meer terreinen te helpen en kijken samen naar verbetermogelijkheden, zoals de voorrang voor eLink-chauffeurs bij de poort van het luchthaventerrein. “Dat wordt niet eenvoudig”, erkent Marcel van Duijn. “We zitten met de infrastructuur en dat is niet zomaar opgelost. Ook de digitale handshake is volgens hem niet een systeemverandering die er van de ene op de andere dag door is, vooral omdat vier van de vijf afhandelaars op Schiphol op dit moment overstappen op nieuwe software. “Maar zolang iedereen bereid is om naar beide kanten van een kwestie te kijken, komt het wel goed”, zegt hij vol vertrouwen.

Revolutionaire bijvangst

Ook Marcel is overtuigd dat Schiphol in de toekomst geheel digitaal zal werken. De Amsterdamse luchthaven is daarin niet uniek, maar wel een voorbeeld. “In het buitenland is er absoluut interesse voor wat we aan het doen zijn! Iedereen is bezig met digitaliseren en mijn collega’s in Duitsland zijn nieuwsgierig naar eLink. Ze vragen zich af of het bijvoorbeeld ook voor Frankfurt iets is.” Rob Middelkoop vult aan: “We gaan gestaag door. We weten nu waar we tegenaan lopen en proberen op voorhand al problemen te tackelen. Mogelijk verloopt het proces dan in de toekomst sneller. Let wel: in dertig jaar tijd hebben we nooit op deze manier overlegd. Hiervoor was er weinig begrip voor elkaars situatie. Nu staan we naast elkaar in plaats van tegenover elkaar en dat is een revolutionaire bijvangst van dit project.” 

Het eLink-dashboard. Een aantal zendingen staat nog op rood en mag daarom niet richting Schiphol