Ze zijn twee van de vier afhandelaren op Schiphol en op papier elkaars concurrenten. Maar als Jeffrey Rinsma (Swissport) en Afzal Moesai (WFS) samen aan tafel zitten, gaat het niet over marktaandeel, maar over een gezamenlijke missie: de ‘logistieke voordeur’ van Schiphol uniform en digitaal maken. Een dubbelinterview over Secure Import, het delen van oplossingen en het besef dat je het verschil niet maakt bij de slagboom.
Foto: Swissport.
Het is tekenend voor de nieuwe wind die er waait op Schiphol-Zuidoost. In het gesprek komen twee werelden samen die elkaar perfect aanvullen: Jeffrey Rinsma (Swissport), de gestructureerde projectmanager met een scherpe blik op procesoptimalisatie, en Afzal Moesai (WFS), manager Cargo Office die de weerbarstige praktijk van de werkvloer van haver tot gort kent. Waar ze elkaar vroeger misschien vooral als rivaal zagen, trekken ze nu samen op in het Schiphol Cargo Mainport Program(SCMP). De aanleiding is helder: de keten moet veiliger, sneller en voorspelbaarder. “We moeten af van het idee dat elke afhandelaar zijn eigen eilandje vormt met eigen processen en systemen aan de poort. Dit om alles aan de voorkant soepeler te laten verlopen”, stelt Jeffrey direct.
Een digitale inhaalslag
Het centrale thema is de noodzaak om te moderniseren. Jeffrey verbaast zich erover dat de luchtvrachtsector nog zo achterloopt op andere sectoren. “Kijk om je heen,” stelt hij, “in bijna elke andere industrie en bij grote retailers is verregaande digitalisering al jaren gemeengoed. Processen zijn daar gestandaardiseerd en data worden naadloos uitgewisseld.” De vraag die hij stelt is simpel, maar confronterend: Waarom zou dat in de luchtvracht niet kunnen? Waarom werken we hier nog zo vaak op de oude manier? “De concurrentie,” benadrukt hij. “Die voeren we binnen in de loods. Op service, op snelheid, op hoe we met de klant omgaan. Maar niet aan de voordeur. Die moet voor heel Schiphol digitaal en uniform zijn.”
Secure Import: het digitale hek sluiten
Een van de eerste grote lakmoesproeven van deze nieuwe samenwerking vormt de uitrol van Secure Import. Het doel is even simpel als noodzakelijk: zorgen dat de juiste chauffeur de juiste vracht ophaalt en dat dit digitaal geverifieerd is, voordat hij aan de poort staat. “Vroeger was het hek fysiek dicht, maar stond het digitaal op een kier”, legt Afzal vanuit zijn operationele blik uit. “lemand zwaaide met een papieren NOA-bonnetje (Notice of Arrival) en een ACN-pas en als het er ongeveer goed uitzag, kreeg hij de vracht mee. Dat kan echt niet meer in deze tijd van ondermijning en criminaliteit.”
Secure Import koppelt de data. De expediteur wijst digitaal een transporteur aan, en via SmartLOXS wordt aan de poort gecheckt of de chauffeur, de truck en de opdracht matchen. “Het is een enorme cultuuromslag”, erkent Jeffrey. “Je dwingt de hele keten om vooraf hun huiswerk te doen. Maar het resultaat is, wanneer het licht op groen springt, dat de afhandeling ook echt secure is en de basis vormt voor de volgende stappen in het proces.”
Oplossingen delen met de concurrent?
Om dit te bereiken, moeten systemen die jarenlang hermetisch gesloten waren, plotseling met elkaar praten. Dat vraagt niet alleen om technische API-koppelingen, maar vooral om vertrouwen. “We delen geen data met de concurrent; alleen binnen de keten met onze partners. We werken wel procesmatig samen aan het verbeteren van de kwaliteit van deze data. Dit is in ieders belang”, vertelt Afzal. Jeffrey knikt: “We realiseren ons dat we elkaar nodig hebben om een Schipholbrede standaard neer te zetten. Als WFS en Swissport samen optrekken, dan heb je het over een enorm volume. Dan wordt het de standaard. We vormen, samen met een paar andere koplopers, een coalition of the willing. We wachten niet meer op de traagste schakel, we gaan gewoon.”
De praktijk: samen bouwen aan Cargospot
Toch is de implementatie niet eenvoudig. De integratie van de generieke Schipholoplossingen in de eigen, vaak wereldwijd opererende IT-systemen is een complexe puzzel. “Het is soms vechten met onze eigen legacysystemen”, geeft Jeffrey toe. “Het hoofdkantoor in Zürich of Parijs moet ook overtuigd raken van de noodzaak van deze specifieke Schipholoplossing.” Een mooi voorbeeld hoe ze dit samen tackelen, is de samenwerking rondom hun kernsysteem. Toevallig draaien beide afhandelaars op Cargospot. “Waarom zouden we het wiel twee keer uitvinden?”, dachten de heren.
Samen aan de motor sleutelen
Ze besloten de lastige ontwikkelklus en de pilots & testen te verdelen. WFS nam het voortouw bij de implementatie van de Secure Import-module in Cargospot, terwijl Swissport zich focuste op de ontwikkeling van de exportkant: de digitalisering van de ACN-bon. Toen dat betrouwbaar werkte, wisselden ze de oplossingen met elkaar uit en integreerden die in hun respectievelijke IT-systemen.
Het is de ultieme vorm van efficiëntie: samen sleutelen aan dezelfde motor. Ze zijn vastberaden. De interactie tussen de procesmatige blik van Jeffrey en de operationele poten in de klei-ervaring van Afzal werkt als een vliegwiel. “Het moet uiteindelijk werken voor de persoon op de heftruck én de chauffeur in de cabine”, besluit Afzal. “Als wij hier aan tafel het proces simpel houden, wordt het buiten op het terrein een stuk rustiger.”
Van papieren bonnetje naar digitale handdruk: Afzal Moesai (WFS) schetst de procesrevolutie
Waar de importafhandeling vroeger draaide op papieren bonnetjes en handmatige controles, is de praktijk bij WFS ingrijpend veranderd. “Chauffeurs kwamen met een papiertje aan de balie en je hoopte maar dat alles klopte”, vertelt Afzal Moesai. “Dat was kwetsbaar en foutgevoelig.” Met de invoering van Secure Import is die werkwijze ingeruild voor een digitale aanpak waarin vooraf duidelijk is wie een zending mag ophalen (de nominatie) en onder welke voorwaarden.
Nominaties worden digitaal vastgelegd, chauffeurs melden zich vooraf aan en proof of delivery is direct beschikbaar. “Je ziet nu vóór aankomst of alles klopt. Dat geeft rust aan de balie en voorkomt discussies.” Volgens Afzal zit de echte winst niet alleen in veiligheid, maar ook in samenwerking. “Iedereen werkt met dezelfde spelregels. Dat maakt het proces voorspelbaar en dwingt ons om als keten samen te werken in plaats van ieder voor zich.”
