Een calamiteit kan snel tot een faillissement leiden als een onderneming te lang buiten bedrijf blijft. Zelfs met een goede verzekering. De Nederlandse vestiging van Interport brandde eind vorig jaar tot de grond toe af. Toch was het bedrijf binnen anderhalve dag weer volledig operationeel. De reden: het had de ICT net ondergebracht in de cloud.
Het is de nachtmerrie van iedere ondernemer en directeur van Interport Wilma Bram kwam er op 28 december in terecht: “Ik werd om kwart over twee ‘s nachts wakker gebeld. Of ik naar Schiphol Rijk wilde komen, want er was brand. Onderweg zag ik al van ver dat alles in lichterlaaie stond. De A4, N201 en Schiphol, alles was afgezet. En een leger van hulpverleners was bezig om het vuur te bestrijden.” Bram kon slechts machteloos toekijken hoe het pand volledig in de as werd gelegd.
Materiële schade
Ook met een goede verzekering kan brand rampzalig zijn. Een bedrijf dat een dag niet draait, kan tonnen verlies lijden. Voor Interport bleef de materiële schade beperkt. Het transportbedrijf vervoert sinds 25 jaar luchtvracht en spoedeisende en hoogwaardige lading van luchthavens in Europa naar Spanje en Portugal en terug. Het biedt vaste lijndiensten. In de loods naast het kantoor stonden nauwelijks spullen. Bram: “Wat we vervoeren gaat meestal dezelfde dag naar de bestemming. Maar ons kantoor zat tegen een loods aan van een ander bedrijf waar de brand was ontstaan. En het ging mee in vlammen op.”
Crisisteam
De ochtend na de brand werd direct een crisisteam geformeerd. Daarin zaten onder meer de operations manager, de senior planner en de office manager. “De brand kwam voor onze klanten op een bijzonder slecht moment. Het was het einde van het jaar en dan wordt zoveel mogelijk omzet doorgepompt. Voor ons stond dan ook voorop dat de klant er niets van mocht merken.” Met het team werd geïnventariseerd wat er moest gebeuren en werden de taken verdeeld. Bram bezocht dezelfde dag nog een nieuwe locatie op Schiphol en hakte direct de knoop door. “Het was hartverwarmend hoe van alle kanten hulp werd aangeboden. Je komt elkaar zakelijk vaak tegen, maar het blijkt wel weer dat collega’s er voor elkaar zijn op de momenten dat het nodig is.” De volgende dag werden nieuwe computers geïnstalleerd en was Interport weer operationeel.
“Dit heeft een nieuwe vaart gebracht in het bedrijf”
Cloud
Interport had het geluk dat het slechts een week voor de brand de ICT had ondergebracht in de cloud. Doordat de bedrijfsgegevens direct weer toegankelijk waren, bleef de financiële schade beperkt. Bram is er blij mee en adviseert kleine en middelgrote bedrijven om ook de stap naar de cloud te zetten: “We hebben een tijdje getwijfeld en vroegen ons af of de beveiliging wel op orde was. Ik bedoel, al je bedrijfsgegevens zitten in de cloud. Maar dat is nu wel een enorm voordeel gebleken. En die gegevens, daar kan niet zomaar iedereen bij. Als je de hosting maar goed regelt. Bovendien kost het misschien iets meer, maar je hoeft nooit meer eigen servers te onderhouden en hebt ook geen zorgen meer voor updates en dergelijke.”
Comfortzone
Bijna vier maanden verder wordt het tijd om op zoek te gaan naar een nieuw onderkomen, vertelt Wilma Bram. Ze heeft samen met haar medewerkers eerst rustig de tijd genomen om alles op een rij te zetten. Ze kijkt eerder positief dan negatief terug op de afgelopen maanden. “Ik ben zo trots op wat we met z’n allen hebben neergezet. Dit heeft een hele nieuwe vaart gebracht in het bedrijf, nieuwe energie. Vooraf denk je ‘Hoe gaan we dat doen?’, maar als het hoofd koel houdt en je verstand gebruikt, kom je ver. De overlast van de brand bleef voor de klanten minimaal. En uiteindelijk waren we er wel uitgekomen, maar dankzij de cloud ging het wel sneller.”
Hoe bereid je je voor op een calamiteit – tips van Wilma Bram
- Breng (een deel) van de cruciale bedrijfs- en klantgegevens onder in de cloud. Bram: “Je kan er ook een tweetrap van maken met een deel in de cloud en deels een lokaal systeem.”
- Formeer een crisisteam en stel rampenscenario’s op. Wat kan er mis gaan, wat moet er gebeuren en wie neemt welke taken op zich? “Onze automatiseerder Piersma.com had een rampenplan en dat heeft ons geholpen.”
- Laat je verzekering toetsen door een neutraal persoon. Bram: “Verzekeringsmaatschappijen en tussenpersonen willen altijd graag voor een hoog bedrag te verzekeren. Er zijn neutrale kantoren die je hele onderneming kunnen doorlichten op zaken die verzekerd moeten worden. Zo ben je altijd zeker dat je niet teveel betaalt of te laag verzekerd bent.”
