Een coalitie van partijen rondt nog dit jaar een belangrijke digitaliseringsslag af op Schiphol. Afhandelaren, expediteurs en softwarespecialist en databeheerder Cargonaut ontwikkelen samen met ACN in het project Automatisch Nomineren de digitale stationsverklaring. Die maakt in de toekomst met één muisklik duidelijk welke expediteur een zending importgoederen vanaf de luchthaven het vervolgtraject instuurt als een toestel eenmaal is gelost door de afhandelaar. Onderzoek toont aan dat papierloos nomineren een tijdsbesparing tot acht uur kan opleveren. Ook is er beduidend minder risico op fouten en dus onnodig schuiven met zendingen.
Op Amsterdam Airport Schiphol landt dagelijks vracht vanuit de hele wereld in de belly van passagierstoestellen en in full freighters. Eenmaal op Nederlands grondgebied gaat de lading, net als bij andere vervoersknooppunten, door tal van handen en langs tal van partijen en virtuele servers. Op elk punt waar de goederen worden overgedragen, wordt ook informatie overgedragen over de zending; aard en omvang, herkomst, eindbestemming, enz. Vrachtdocumenten worden in toenemende mate gedigitaliseerd en virtueel gedeeld. Op Schiphol gebeurt dit nog niet bij de import, legt Richard Visser uit. Hij houdt zich als e-manager bij Rhenus Logistics bezig met innovatie gericht op papierloos transport. “Papierloos is voor alle partijen in de keten een pre. Het is transparant, efficiënt en betrouwbaar. Import viel altijd een beetje tussen wal en schip, maar ook daar valt genoeg te digitaliseren. Als groep hebben we dat met de pilot Automatisch Nomineren (AN) opgepakt.”
Praktijk nu nog tijdrovend en inefficiënt
Nomineren is strikt genomen het benoemen of aanwijzen van een partij die een bepaalde taak op zich neemt. In de luchtvracht op Schiphol heeft de term betrekking op een specifiek moment; nadat importgoederen zijn gelost uit een toestel. De afhandelaar verzorgt het lossen, sorteert de zending en ‘nomineert’ aan welke expediteur ze vervolgens wordt overgedragen. De expediteur zorgt voor het inklaren bij de douane en draagt de goederen, al dan niet na tijdelijke opslag, over aan transporteurs voor het vervoer naar de eindbestemming in Nederland of elders in de Europese Unie. 
Het nomineren gebeurt aan de hand van de vrachtbrief die naast stationsverklaringen worden gelegd. In die verklaringen is juridisch en voor langere tijd vastgelegd dat de expediteur vertegenwoordiger is van een bepaalde verlader. De stationsverklaring is rechtsgeldig als zij is ondertekend door verlader én afhandelaar. De laatste slaat haar op in zijn eigen systeem en houdt zo zelf een overzicht bij van stationsverklaringen. Omdat de expediteur vooraf vaak niet weet met welke vliegmaatschappij en bij welke afhandelaar zendingen binnenkomen, moet hij fysiek bij alle afhandelaren op Schiphol langs om zich kenbaar te maken als vertegenwoordiger van een verlader. Zodra een zending is gelost en gesorteerd, slaat de afhandelaar die op in de box van de genomineerde expediteur en verstuurt het bericht ready for pickup. De expediteur haalt vervolgens én de zending én de vrachtdocumenten op.
Agenten zijn met een 3- of 4-letterige code in de stationsverklaringsbestanden van de afhandelaren geregistreerd en gekoppeld aan hun verlader. De afhandelaar, die op zijn beurt vooraf vaak niet weet wie de expediteur is, checkt bij aankomst van de vracht op de air waybill of freight waybill, wie de eindontvanger is. Op dat moment koppelt hij de verlader aan een code en dus de juiste agent.
Oude systeem onvolledig en vervuild
Het nomineren draait nu nog volledig op menselijk handelen. Het is foutgevoelig, erkent Laci Gavrilovic van Menzies Aviation. “Er zijn steeds meer agenten en de codes zijn erg op elkaar gaan lijken. De foutmarges werden daardoor steeds groter. Als je een partij niet koppelt aan de juiste agent, dan merk je dat in de facturatie en het kost tijd: zendingen raken kwijt, je moet ze weer ophalen en checken waar ze wel naartoe moeten. Daar zitten soms 2-3 dagen tussen. Het kost veel geld en levert onnodige vervoersbewegingen op.” De stationsverklaringsbestanden zijn in de loop der tijd ook vervuild, vult Jeroen Giling aan. Hij is directeur Cargo bij Swissport Cargo Services en voorzitter van de Sectorraad afhandelaren: “Expediteurs gaan failliet of worden overgenomen. Of een verlader verandert zelf van agent. We zijn continu bezig onze databestanden aan te passen, ieder voor zich. Maar die gegevens horen natuurlijk eigenlijk in één centraal systeem.”
Pilot Automatisch Nomineren
Halverwege 2017 werd besloten die stap te zetten. Onder de paraplu van het innovatieprogramma Schiphol Cargo Mainport Program is een werkgroep het AN-project gestart. Daarin zitten de afhandelaren Menzies, Swissport, KLM, WFS en dnata, expediteurs Rhenus Logistics, VCK en DHL Global Forwarding, Cargonaut en ACN. Doel van het project: het opzetten van één digitaal bestand (CSVB) waarin huidige en toekomstige stationsverklaringen centraal worden opgenomen. Cargonaut ontwikkelt, verladers en expediteuren voeden het bestand, alle afhandelaren putten er uit. Dat was geen simpele invuloefening, zegt Jonas van Stekelenburg van Cargonaut 2,5 jaar later. “We liepen tegen een veelheid van stationsverklaringen aan waar adresgegevens, namen, postcodes en andere zaken in schrijfwijzen uiteenliepen. De afhandelaren hebben ook eigen it-systemen, die hebben we moeten inpassen in één proces.” In de omgang met data spelen bovendien juridische aspecten mee zoals de nieuwe privacywet AVG en vraagstukken rond het eigendom van data en wie gegevens mag inzien. Van Stekelenburg: “Het gaat om vrij nieuwe wetgeving die goed uitgewerkt moest worden.”
Tijdwinst in uren en minder fouten
Hij schat dat inmiddels 70% van de stationsverklaringen is gedigitaliseerd. Een bètaversie van het systeem voor automatisch nomineren wordt sinds een paar maanden getest. Waar een expediteur vroeger pas aan de slag kon met de vrachtdocumenten als hij een officiële notification cargo and documents ready for pickup van de afhandelaar had ontvangen (8 tot 12 uur na landing, volgens onderzoekers van de HvA) kan dat nu veel sneller en is het vrachtproces transparanter. Richard Visser: “Van de zendingen die op ons afkomen, weten we in 30-40% van de gevallen vooraf niet dat ze komen. Nu gaat er een bericht naar de afhandelaar zodra in Hongkong een vracht in het systeem wordt gezet en het toestel wheels up is. Bij de afhandelaar op Schiphol wordt automatisch in het CSVB de verantwoordelijke agent gevonden en ingelicht.” Rhenus is als expediteur hierdoor eerder op de hoogte van vluchtgegevens, aard en omvang van een zending, special handling codes, afhandelaar, enz. en kan beter anticiperen in zijn planning. Ook is het rondje langs de afhandelaren vervallen. “Op dit moment is 85% van de informatie op de vrachtdocumentatie correct. Dat is niet gek.”
Het systeem wordt steeds slimmer, vult Laci Gavrilovic aan: “Duizenden freight waybills zijn handmatig ingevoerd. Fouten worden eruit gefilterd en op basis van een algoritme (het zogeheten string matching) worden de juiste namen en adressen gevonden. Wij doen crosschecks en geven feedback over knelpunten.” De cargomanager van Menzies vindt het geweldig. “We boeken echt winst op de minimalisering van fouten. En mensen op de importafdeling hoeven niet meer op te zoeken waar een zending naartoe moet. Dat gaat automatisch. Ik merk ook dat nieuwe medewerkers sneller zijn ingewerkt nu ze de agentencodes niet meer hoeven op te zoeken. Facturatie is gelukkig, omdat ze tientallen correctienota’s niet meer hoeft te versturen.”
Community effort die zich gaat terugverdienen
Tweeëneenhalf jaar lang hebben de frontrunners tijd en geld geïnvesteerd in Automatisch Nomineren en de haven is inmiddels in zicht. En hoewel sommige deelnemers graag hadden gezien dat het project al afgerond was, is iedereen nu al enthousiast. Jeroen Giling: “Het systeem is nog niet 100% betrouwbaar en bij Swissport kunnen we het nog niet laten draaien, maar ik ben blij met wat ik zie.” Rhenus laat het AN-systeem nog op de achtergrond draaien, maar Richard Visser heeft al geconcludeerd dat de kosten niet tegen de baten opwegen. “Het terugverdienmodel zit in het aantal zendingen en de snelheid van afhandeling. Je kunt schat ik 10% groeien met hetzelfde aantal mensen. En als wij beter kunnen plannen, dan kan de transporteur dat ook.” Jonas van Stekelenburg ziet mogelijkheden voor een uitrol naar andere luchthavens of zelfs andere sectoren. “Zodra dit automatisch gaat, is de digitale overdracht van vracht door de afhandelaar naar expediteur een belangrijke datapunt voor track and trace.”
Jeroen Giling onderzoekt graag hoe dingen slimmer kunnen en wil niet direct in financiële termen praten qua return of investment. Toch ziet ook hij op dat vlak voordelen: “Integrators houden van begin tot het einde alles in eigen hand. Die kunnen op een lading meer verdienen dan wij. Wij zijn een schakel in een keten van airlines, transporteurs, expediteurs en douane. Samen bepalen we hoe soepel de keten is en zijn we afhankelijk van elkaar. Wij moeten dus tussen alle andere schakels in, ofwel in de marge, onze winst pakken.” Gavrilovic onderstreept het belang van de gemeenschappelijke inspanning. “We hebben als community een systeem opgezet waar heel veel partijen profijt van hebben. Want ook al doet het niets voor de ontvangende partij, hij heeft er wel baat bij als alles in de keten soepel loopt,” besluit hij trots.
Meer weten?
Meer weten over de pilot Automatisch Nomineren? Kijk op cargonaut.nl/nomineren.
Beeld: KLM en Pixabay.com.
Tekst: Anke Hoets.
