“In maart zaten we op 0% en nu inmiddels op 72%. Ik ga ervan uit dat we op 1 september alle exportvracht Digitaal Vooraanmelden via eLink. Er staat niets in de weg om dat niet te doen.” Luisterend naar Guido van Egmond lijkt het alsof expediteur Share Vabix SSL Airfreight er een sport van heeft gemaakt om zo snel mogelijk de volledige overstap te maken naar eLink. Van Egmond kan ook niet wachten op de volgende stap, na 1 september als het Digitaal Vooraanmelden definitief standaardprocedure is op Schiphol. Hij ziet een veelbelovende toekomst weggelegd voor het systeem.
De expediteur is een relatieve nieuwkomer op Amsterdam Airport. Het familiebedrijf was tot acht jaar geleden vooral actief in de Rotterdamse haven en besteedde luchtvracht uit. Dat ging om zulke grote volumes dat ze besloten om de verzending van de airfreight ook zelf te gaan doen. Sindsdien wordt vanuit Oude Meer de luchtvrachtexpeditie gedaan. Ook zijn er een warehouse en customsafdeling gevestigd. Het bedrijf biedt er alle diensten aan, van deur tot deur, zegt Guido van Egmond: “De overstap naar Digitaal Vooraanmelden via eLink is voor ons geen grote stap, omdat we niet afhankelijk zijn van buitenstaanders. Er is alleen een beetje administratie bijgekomen.”
Ongemerkt Digitaal Vooraanmelden
Share Vabix SSL Airfreight zat tot maart dit jaar nog niet in de best effort group voor Digitaal Vooraanmelden. Expediteurs en transporteurs delen er hun ervaringen met de implementatie van de nieuwe werkwijze en scherpen samen zaken aan. Toch zette het bedrijf binnen een paar maanden grote stappen. “Eigenlijk maken we alleen in het weekeinde nog geen gebruik van eLink. Maar we zijn er echt mee bezig om het goed te laten verlopen. Een collega van mij zit er ook bovenop. De meeste mensen weten overigens niet eens dat ze met Digitaal Vooraanmelden te maken hebben als ze een goede FWB insturen. Vier van onze medewerkers zetten die in de systemen van Cargonaut. Het mooie is dat je in de portal vervolgens goed kunt zien of je FWB correct is binnengekomen en of de zending doorgaat.”
Tekst loopt door onder video
Geen hogere wiskunde
Digitaal Vooraanmelden draait om een centrale database (eLink) waarop alle partijen die betrokken zijn bij het aanleveren van exportvracht zijn aangesloten. Ieder voor zich voert er informatie in over de aanlevering, aard, juridische afspraken en bestemming van de cargo. Waar vroeger alleen in een aparte portal kon worden gewerkt, koppelt Cargonaut telkens meer alle it-systemen – van expediteurs, vervoerders en afhandelaars – en de centrale database aan elkaar. De overgang naar eLink betekent naast een technische aanpassing in de it-systemen ook dat medewerkers op een nieuwe manier moeten werken. Nauwkeurigheid is een absolute vereiste, zegt Van Egmond: “Het is een invuloefening van data en zodra je daarbij iets fout doet, loopt het verderop in de keten spaak.” Goed begrijpen hoe de logistieke keten in elkaar grijpt en wat nodig is om data juist aan te leveren is dan ook belangrijk om eLink probleemloos te kunnen integreren in de eigen processen. Maar de tool van Cargonaut is geen hogere wiskunde. “Je moet er even rustig over nadenken en jezelf afvragen ‘hoe kunnen we dit het beste in onze systemen wegzetten?’ Maar als je bijvoorbeeld niet weet hoe een FWB in elkaar steekt dan wordt het wel moeilijk. En dan wordt het ook ingewikkeld om eventuele fouten uit het systeem te halen.”
Toekomstbestendig
Hoewel nu al gewaarschuwd wordt dat bedrijven die nog niet zijn ingestapt begin september er niet klaar voor kunnen zijn, gelooft de expediteur dat er nog veel mogelijk is. Share Vabix SSL Airfreight is nu nog vooral aan het finetunen, maar heeft inmiddels al een nieuw wensenlijstje. Zo worden de FWB’S die naar de vliegmaatschappijen gaan nu bijvoorbeeld nog door Cargonaut verwerkt in de systemen. Die geeft een okay terug als alle data goed zijn ingevuld. Pas als de expediteur groen licht heeft kan hij zijn rit gaan inplannen en de chauffeur aanmelden. En dat gebeurt nog handmatig. Als het aan Van Egmond ligt, wordt dit hele proces zo snel mogelijk geautomatiseerd in de eigen systemen. “Het is nog niet perfect, maar je moet ergens beginnen en je aansluiten. We willen af van de stop bij de balie en van de wachttijden, ook bij de loodsen. En we hopen dat de afhandelaars planningen gaan maken op basis van de tijdblokken waar we nu via Digitaal Vooraanmelden op intekenen.” Dat betekent voor Van Egmond ook zo snel mogelijk naast eLink naar een e-AWB zodat geen enkele stop meer nodig is, ook niet voor het afgeven van een pouch. “Ik merk nu al dat onze chauffeurs minder tijd kwijt zijn bij de loodsen. Dit is gewoon een toekomstbestendige manier van werken.”
