Op Schiphol wordt gewerkt aan de implementatie van Digitaal Vooraanmelden van lokale exportvracht via eLink. De bedrijven die de cargo controleren op veiligheidseisen waren nog geen onderdeel van het digitale proces. Tot voor kort. “De expediteur die zijn zending gecontroleerd en veilig verklaard wil hebben, levert bij ons aan. Wij screenen en geven de cargo nu ook de AvSec-status”, legt Ron van der Wal van PMT Aviation uit. Vanaf september is AvSec officieel onderdeel van de ready-for-carriage-procedure op Schiphol. De screeners van de luchtvracht krijgen hiervoor beperkt toegang gekregen tot eLink zodat ze de veiligverklaring zelf kunnen toevoegen en de expediteur de afmelding in veel gevallen niet meer hoeft te doen.
We spreken naast Ron van der Wal van PMT Aviation, Pieter van Dijk van Cargo Screeners en Frank Klok van D-Scan, drie gecertificeerde bedrijven die exportvracht op Schiphol mogen controleren op de aanwezigheid van explosieven, drugs, nucleair materiaal en andere verboden stoffen. Na controle, verklaren ze de zending veilig. Hiervoor maken ze onder meer gebruik van hondenteams en dual view x-ray waarmee pallets van 1.80 bij 1.80 in één keer gescand worden. D-scan werkt ook met REST – Remote Explosive Scent Tracing – een methode om gevaarlijke stoffen op te sporen via luchtmonsters. Cargo Screeners besteedt de REST-screening uit.
Screening aan strenge richtlijnen gebonden
Na de aanslagen in de VS in september 2001 zijn de richtlijnen voor de veiligheid in het vliegverkeer aangescherpt. Om op platforms te mogen komen en vracht vrij te kunnen geven, moeten de screeners sindsdien voldoen aan nog strengere richtlijnen rond procedures, opleiding- en achtergrondchecks van medewerkers en honden en de inrichting van hun screenlocaties. Van der Wal: “Een hond mag bijvoorbeeld maar 20 minuten snuffelen. Daarna loopt hij nog wel, maar is hij niet meer alert. En iedereen moet de juiste papieren hebben. Zo mag een eenmaal veilig verklaarde zending alleen vervoerd worden door een chauffeur met minimaal de opleiding Luchtvrachtmedewerker. Heeft hij die niet, dan moeten wij hem verder begeleiden met een afgegrendeld voertuig, zodat de cargo de luchtvrachtketen na de screening niet verlaat.” Een exportzending mag ook alleen de lucht in als aan een aantal checks voldaan is, de bolletjes voor alle informatie omtrent de zending moeten ‘op groen’ staan. Een van die bolletjes is de volledig ingevulde FWB, waarin een SPX-code moet zijn opgenomen, de status secure for all passenger, cargo en all-mail aircraft. De code geeft aan dat een zending volgens de richtlijnen veilig is verklaard.
Tekst loopt door onder foto
Proefperiode integratie screeners in proces Digitaal Vooraanmelden via eLink
De luchtvrachtscreeners onderzoeken deze maanden samen met Cargonaut of hun rol in de keten geautomatiseerd kan worden en waar ze samen met hun opdrachtgevers, de expediteurs en vervoerders, in dat geval tegenaan lopen. De drie hebben beperkt toegang gekregen tot het gedeelte van de database waar de veiligheidsverklaring aan de zending kan worden gekoppeld. Ze hebben een tool gekregen om in de eigen IT-systemen te integreren samen met een inlog van Cargonaut. De screeners voeren de air waybill (AWB) in en checken de vracht. Vervolgens kunnen ze direct afvinken of de zending veilig is. Frank Klok van D-scan is blij met de digitaliseringsslag, hij houdt van lean en mean. “Ik heb veiligheidsverklaringen gezien, die leken wel door een kleuter ingevuld, zo knullig. Met digitale formulieren heb je geen koffievlekken, geen vouwen, geen rare handschriften om te ontcijferen. Als het strak en duidelijk is, dan is het eenvoudiger om in te voeren.”
Datakwaliteit nog beter
Het risico op fouten wordt kleiner, verwachten de screeners. Anders gezegd, de kwaliteit van de data die worden uitgewisseld rond een luchtvrachtzending wordt beter. Ron van der Wal: “Wij konden voorheen niets invoeren in het systeem. De chauffeur moest met onze veiligverklaring terug naar kantoor en de expediteur verwerkte dat. Ook verstuurden we de papieren na via e-mail. Vaak bleek pas dat informatie ontbrak als een zending bij de balie van de afhandelaar kwam. Nu is dat direct duidelijk. We waren de missing link in de digitale keten, een klein radertje, maar wel een belangrijke.”
Oplossing voor spoedzendingen
Pieter van Dijk van Cargo Screeners is wat huiverig voor een rol in de nieuwe werkwijze via eLink, erkent hij, omdat hij ervoor wil waken dat zijn bedrijf verantwoordelijkheden krijgt die daar niet thuishoren. Toch ziet hij wel de voordelen van automatisering: “Vooral voor de echte rush-rushzending is dit een uitkomst. Ook wij stuurden de veiligverklaring als pdf naar de expediteur. Die voerde dat in als onderdeel van de (e-)CSD en zette de AvSec op groen. Nu kunnen we als een agent in Eindhoven een FWB aanmaakt voor een zending die ’s avonds nog bij ons op locatie arriveert, er direct mee aan de slag. De agent hoeft de veiligverklaarde zending niet meer zelf op groen te zetten.”
De expediteur kan als schakel uit het proces, doordat de screeners een stapje extra zetten. Wel werkt het alleen als iedereen netjes de volgorde in het aanleveringsproces aanhoudt. “Als een agent op maandag een zending stuurt en wij keuren die dezelfde avond goed, maar er wordt pas dinsdag een FWB aangemaakt, dan kunnen we de veiligverklaring achteraf niet koppelen aan de FWB. De regulated agent moet het zelf doen en theoretisch kan het dan fout gaan.”
Tekst loopt door onder foto
Uitbreiding van de mogelijkheden
Luchtvrachtscreeners kunnen nog niet in alle gevallen digitaal werken. Ook is er nog een aantal verbeterpunten. Zo is nog niet voor iedereen zichtbaar in het systeem als een zending niet veilig is verklaard, zegt Ron van de Wal. “We moeten voorkomen dat ze dan bij een andere luchtvrachtscreener opnieuw wordt aangeboden. Eigenlijk zou de expediteur haar in dat geval eerst moeten ontgrendelen. Want een zending is veilig of niet.” Ook is het nu nog zo dat de bedrijven alleen bevoegd zijn om de SPX-status te verlenen als ze een vracht screenen op hun eigen, volgens de richtlijnen van de Koninklijke Marechaussee (KMar), ingerichte locatie. Werken ze bij de klant, dan moet de klant zelf de zending op groen zetten.
Oplossing om ook status ‘veilig’ op locatie af te geven
PMT Aviation zit bij Schiphol aan de Fokkerweg, vlakbij de afhandelaren en screent 30% van de zendingen op eigen terrein. De overige 70% gebeurt met de hondenteams bij de klant. D-Scan geeft in 20% van de gevallen het veiligheidsstatement af op de eigen vestiging bij Independent World Services en de rest op locatie, vertelt Frank Klok: “Op locatie was na ons werk de zending dus veilig, maar niet digitaal vooraangemeld.” Klok, die graag processen verbetert, heeft een collega gevraagd voor de overige 80% een methode te vinden om zendingen toch op locatie te screenen en de juiste status te geven zonder dat de veiligverklaring via e-mail terug moet naar de klant. “Wij hebben een eigen formulier ontworpen; onderaan onze security declaration hebben we een digitale SPX toegevoegd die de klant zelf kan invullen, digitaal.” Zijn hondengeleiders lopen altijd met een iPad en kunnen met één druk op de knop het statement versturen. “Dan doe je zo 6 zendingen in 2 minuten. De klanten doen de check, vinken zelf aan en sturen alles door. Die zijn laaiend enthousiast.” Klok onderzoekt samen met Cargonaut of de automatische SPX-verklaring in eLink kan worden opgenomen.
Beter overzicht en inzicht in activiteiten
Er wordt dus nog gesleuteld, maar het integreren van eLink in de systemen van de bedrijven stelt over de gehele linie niet veel voor, zegt Pieter van Dijk. “Het was vooral een kwestie van programmeren en ons systeem wat anders inrichten. Het hoefde niet helemaal op de schop.” Ook hij draagt de procesoptimalisatie een warm hart toe. “Als je dit niet doet, dan kom je niet verder.” Van Dijk informeert nu zijn klanten dat Digitaal Vooraanmelden via eLink een optie is. Frank Klok wijst op nog een voordeel, de screeners moeten van de KMar alles wat ze doen vastleggen en de administratie jaren bewaren. Van die papierwinkel hoopt hij binnenkort af te zijn. “Digitaal kan de KMar zo zien wie waar is geweest en wat hij heeft gezien. Dat is ideaal. We werken al met importsystemen waar hele lijsten worden aangemaakt.” Met zijn collega blijft hij sleutelen aan de digitale veiligheidsverklaring. “Je moet vooruit blijven denken, processen versnellen en dingen makkelijk maken voor de klant.”
Redacteur: Anke Hoets
Foto’s: D-Scan
