Op Schiphol heeft exportvracht die digitaal is vooraangemeld via eLink sinds januari voorrang in de afhandeling. Vanaf 1 september wordt het systeem standard practice. Wie zijn vracht niet vooraf digitaal aanmeldt krijgt dan te maken met extra kosten, naast de vaak tijdrovende administratieve afwikkeling bij de balie op de luchthaven. Hoewel veel partijen de overstap naar het nieuwe systeem inmiddels hebben gemaakt, blijft een aantal nog achter. Wacht niet af, waarschuwen de voorlopers die zelf nog volop bezig te zijn met het verbeteren van hun systemen en processen. De maand september lijkt verder weg dan hij is. Jeroen Baarda legt uit wat de implementatie van digitaal vooraanmelden inhoudt voor afhandelaar WFS.
“Wij streven ernaar dat vervoerders in de nabije toekomst zonder ACN-bon de vracht komen afleveren bij onze docks. Wij tekenen digitaal af bij inontvangstname, de expediteur kan real life in het systeem volgen hoe zijn zending de status Ready for Carriage krijgt en wij haar overnemen.” Ook WFS ondertekende in het najaar van 2020 de best efforts-verklaring waarmee alle afhandelaars unaniem aangeven dat digitaal vooraangemelde exportvracht op Schiphol vanaf september dit jaar prioriteit krijgt. Deze vracht kan direct van de poort van het luchthaventerrein doorrijden naar de loods van de afhandelaar. De vervoerder hoeft niet meer langs de documentbalie. Dat kan een forse tijdwinst opleveren verwachten alle partijen.
WFS: ‘Digitaal vooraanmelden is sneller en veiliger’
Digitaal vooraanmelden draait om een centrale database waarop alle partijen die betrokken zijn bij het aanleveren van exportvracht op Schiphol, zijn aangesloten. Ze voeren er hun informatie in over de aanlevering, aard, juridische afspraken en bestemming van de cargo. Waar vroeger alleen in een aparte portal kon worden gewerkt, koppelt Cargonaut nu ook de it-systemen van alle partijen – expediteurs, vervoerders en afhandelaars – aan de centrale database. Jeroen Baarda heeft in zijn rol als continuous improvement lead hoge verwachtingen van het systeem dat een verbeterde versie is van het vroegere eLink. Naast de versnelling van het proces vindt hij het met het oog op de coronacrisis een minstens zo belangrijk voordeel dat er minder persoonlijke contacten nodig zijn. Chauffeurs hoeven niet meer in lange rijen, hutjemutje in een klein kantoor bij de documentbalie te wachten op hun beurt. In januari is het digitaal vooraanmelden officieel geïntroduceerd als extra afhandelmethode. De periode tot begin september gebruiken de afhandelaars op Schiphol – en expediteurs en vervoerders die ook al met eLink werken – om proef te draaien en processen te verbeteren. Cargonaut als ontwikkelaar van het systeem ondersteunt ze daarbij.
Tekst loopt door onder foto
Aanpassing tal van processen
Dat betekent eLink koppelen met de eigen it-systemen en kritisch kijken naar de interne en externe processen waar ‘de mens’ nog bij komt kijken. Hoe gaan de eigen medewerkers met digitaal vooraanmelden werken, hebben ze training nodig? Baarda: “Bij WFS krijgen ongeveer 100 mensen met de nieuwe procedures rond exportvracht te maken, op kantoor en in de loodsen. Dat gebeurt in ploegendiensten. Dus we moeten relatief veel mensen meenemen in het proces.” Hij houdt nauwlettend in de gaten hoe de implementatie verloopt en heeft al diverse memo’s opgesteld. Samen met een collega fungeert hij als vraagbaak. Baarda merkt dat zijn collega’s goed weten waar ze mee bezig zijn, maar verwacht dat de routine er pas écht in gaat komen als de stroom vooraangemelde exportvracht toeneemt en het systeem luchthavenbreed de standaard is. “We zien nu nog teveel dat er dan weer wel, dan weer niet via eLink wordt aangeleverd. Of er zijn locaties waar juist tegen de verwachting in via eLink wordt aangeleverd. Daar moeten mensen dan de handleiding erbij pakken.”
Doorlopend monitoren en aanscherpen
WFS heeft op Schiphol drie loodsen. Vliegtuigmaatschappijen hebben een vaste loods waar hun cargo afgehandeld wordt. De afhandelaarskant van het digitaal vooraanmelden gebeurt voornamelijk op kantoor. “Daar werkt iedereen al jaren met computers en de verschillende airlinessystemen en staat het eLinkproces stap voor stap beschreven. Het is allemaal vrij rechttoe, rechtaan. Maar het moet wel heel nauwkeurig gebeuren.” Het is volgens Baarda soms lastig om de vinger op de gevoelige plek te leggen als dingen fout gaan of waarom iets niet gedaan is. En dat is wel nodig om het proces te kunnen verbeteren. “We bespreken het keer op keer met de loodsen en communiceren veel vanuit het management. Als wij bijvoorbeeld met een klant afspreken dat hij aanlevert zonder ACN-bon, dan melden we dat bij iedereen in onze organisatie.”
Waar loop je tegenaan in de praktijk van digitaal vooraanmelden
Afhandelaar WFS is daarnaast afhankelijk van externe partijen zoals de expediteur en vervoerder. Als bij hen in het voortraject iets fout gaat, dan loopt de keten bij WFS op het eindpunt vast. Zo komt het volgens Baarda nog voor dat exportvracht naar de importlocatie wordt gebracht. “Of het is niet duidelijk dat de aanleveraar heeft vooraangemeld en vergeet de chauffeur dat door te geven. Op zo’n moment gaan we als vanouds met papier afhandelen.” Juist voor dit soort problemen is de proefperiode tussen januari en september bedoeld. Alle betrokken partijen gebruiken die om te zien waar ze zoal tegenaan lopen. Naast het stroomlijnen van de processen wordt bovendien geleidelijk het afsprakenstelsel rond digitaal vooraanmelden voltooid. Zo is een groene AvSec voor digitale vooraanmelding sinds begin april een verplichting, maar is het digitaal aftekenen nog niet officieel onderdeel van de afspraken, vertelt Baarda. Dat zal later in het project volgen.
Samen werken en samen leren
Baarda heeft voorbeelden genoeg om bedrijven te kunnen aansporen nu toch echt te beginnen met de implementatie van digitaal vooraanmelden. Want alles heeft zijn tijd nodig, heeft hij gemerkt. Bovendien lopen in deze maanden de verwachtingen nog niet altijd gelijk en dan is het goed dat de partijen elkaar in de ogen kunnen blijven kijken. WFS heeft bijvoorbeeld vrachtstation 9 aangewezen als eLink-balie. Maar de aparte balie voor digitaal vooraangemelde vracht is nog niet volledig ingericht. Er is dus wel een ‘voorrangsbalie’, maar die wordt nog even bemand door medewerkers van de standaard documentbalie. En dat gaat ten koste van de tijdwinst.
Tijdwinst
De expediteurs en vervoerders zullen vanaf september volgens Baarda vooralsnog het meest profiteren van de hogere doorlooptijden. Bij hen hebben de mensen op kantoor misschien wat meer werk, maar de vrachtafhandeling zal op de luchthaven zelf veel sneller gaan en minder omslachtig zijn voor de chauffeurs. Baarda: “Maar ook wij verwachten tijdwinst. Wij zien bij de vooraankondiging wat er op ons afkomt, kunnen met die informatie aan de slag en sneller inplannen en de cargo uiteindelijk sneller valideren. Het komt bovendien de betrouwbaarheid van ten goede. Het systeem borgt dat de aangeleverde informatie de juiste is. Is dit niet zo, dan kunnen we het ook niet uit het systeem te halen.”
Laatste ontwikkelingen gaan nu snel
Ook WFS is nog volop aan het schaven en verbeteren. Niet alleen in de contacten met de expediteurs en vervoerders, ook met de airlines waarvoor ze werken. “We merken dat er nog wel wat aanpassingen nodig zijn. We hebben natuurlijk verschillende klanten die allemaal eigen eisen en eigen systemen hebben. Dus we zijn nog volop aan het zoeken naar hoe we het proces eenduidig kunnen inrichten voor alle vliegtuigmaatschappijen.” En binnen een paar weken hoopt WFS een zelfbedieningskiosk operationeel te hebben die de problemen bij vrachtstation 9 oplost. Dan is de afhandelaar helemaal klaar voor de definitieve invoering van digitaal vooraanmelden van de exportvracht per 1 september. “In principe kan de chauffeur dan zichzelf met zijn ACN-pas aanmelden, het systeem haalt zijn zendingen automatisch op en hij zo kan doorrijden naar de juiste loods.”
Sluit je organisatie aan op eLink
Ben je vervoerder of expediteur en nog niet aangesloten op het systeem voor digitaal vooraanmelden van exportvracht op Schiphol? Je kunt je nu nog bijtijds voorbereiden voor de officiële invoering van eLink per 1 september! Neem zo snel mogelijk contact op met Cargonaut.
