De luchtvrachtketen op Schiphol maakt op 6 april* de volgende stap in het proces van digitaal vooraanmelden van exportvracht. Om met prioriteit door te kunnen blijven rijden naar de docks, wordt een juiste en correcte aviation security binnen eLink een vast onderdeel van de checklist. Is de aviation security (nog) niet op orde, dan moet de vervoerder of expediteur als vanouds een tijdrovende tussenstop maken bij de balie. ACN-managing director Maarten van As: “Afhandelaars worden strenger bij de voordeur.” Nog een week en dan is het zover. Maar er is nog wel werk aan de winkel.
Digitaal vooraanmelden van exportvracht is per 1 januari op Schiphol ingevoerd door de afhandelaars. De verbeterde versie van eLink geeft expediteurs en vervoerders voorrang bij de aanlevering van hun cargo op Schiphol. Samen met ontwikkelaar Cargonaut werkt de hele gemeenschap stapsgewijs naar de definitieve invoering van dit systeem op 1 september. Tijdens de wekelijkse evaluaties door de projectgroep is besloten de Aviation Security nu verplicht op te nemen in het digitaal vooraanmelden via eLink. Ze wordt een vast onderdeel van de informatie die voor aankomst bij de luchthaven juist en volledig moet zijn aangeleverd. Niet correct digitaal aanleveren is stoppen bij de balie en uiteindelijk extra kosten maken. Door het vooraf goed aanleveren van de security data voorkomen we onnodig oponthoud en kosten.
Concreet: aanpassing IT-systemen
Wat betekent dit concreet? Op IT-gebied moeten twee zaken op orde zijn. Allereerst de software. Om de Aviation Security juist te kunnen invoeren is FWB CargoIMP (IATA) versie 16 of 17 nodig. “Werk je nog met een oudere versie van het FWB-bericht dan kan de veiligheidsinformatie niet in het OCI-segment worden vermeld en stopt het digitaal vooraanmelden.” De tweede voorwaarde, en dat is geen kleine opgave, is dat de data op de juiste manier en volledig worden aangeleverd. Hiervoor is het stappenplan aviation security-assistant opgesteld.
Goede kwaliteit data betekent snelle aanlevering en afhandeling vracht
Volgens Maarten van As is de nieuwe stap in het systeem van digitaal vooraanmelden hard nodig, omdat op dit moment de data nog niet synchroon lopen met de operationele stroom. Terwijl bij data en cargo juist samen één product zijn. Als er ook maar iets niet klopt in je data, dan stokt de keten en ga je naar een langzamer logistiek proces.
Team nodig voor implementatie digitaal vooraanmelden
De ACN-directeur hoopt dat de ketenpartijen beseffen dat met de deadlines van 6 april en 1 september in zicht een gevoel voor urgentie nodig is. De tijd dringt, omdat dat niet een-twee-drie geregeld is, waarschuwt van As. “Naast de IT-wijzigingen hebben we het hier ook over een aanpassing van een werkwijze die organisatiebreed moet worden gedragen, begrepen en overgenomen. Je moet voor diverse shifts mensen meenemen in de verandering en je moet misschien op meerdere locaties systemen aanpassen en mensen overtuigen.” Digitaal vooraanmelden is geen sluitpost om er even bij te doen, maar is op Schiphol het systeem voor de aanlevering en afhandeling van exportvracht van de toekomst en een eerste stap naar volledige digitale vooraanmelding voor alle andere stromen.
Er is een cultuuromslag nodig, onderstreept hij. “Dit is een zogeheten tie-probleem, alle ketenpartijen moeten met elkaar verbonden worden. Soms kunnen zaken wat langer duren, maar wat we vooral niet moeten doen is op elkaar gaan zitten wachten.” Dat betekent ook soms even dingen suboptimaal inrichten. Alleen ben je snel, maar samen kom je nog steeds verder.” Hij zou het liefst zien dat de organisaties dedicated een team aanwijzen die de implementatie van digitaal vooraanmelden in alle lagen van de organisatie over dek trekt. Zodat het nieuwe systeem écht tussen de oren en in de dagelijkse routine komt te zitten. “Maar dit begint bij voldoende draagvlak vanuit de directie van de bedrijven”, benadrukt van As.
Periode tot 1 september goed gebruiken
Vanaf 1 september wordt het onderdeel van de (lokale) Ready-For-Carriage procedures en betekent niet-vooraanmelden, achteraan in de rij aansluiten en extra kosten maken. Het is daarom van vitaal belang dat de ketenpartijen de maanden naar september gebruiken om het systeem uit te proberen en intern, maar ook met externe partners, en te leren gebruiken. Dat betekent luisteren naar elkaar, experimenteren en soms misschien zaken even suboptimaal inrichten voor een groter einddoel. “We zijn te lang bezig geweest met interne optimalisatie en te weinig met over de muur heen kijken, dus ketenoptimalisatie. We komen nu in een soort wisselwerking waarin je vanuit data ziet wat er in de operatie niet goed werkt. Dat moet weer worden opgenomen in de data. Dus interne en externe processen, operatie én informatie moeten continu op elkaar worden afgestemd.”
Meer informatie
Wilt u hulp bij digitaal vooraanmelden of een opfriscursus eLink? helpdesk@cargonaut.nl
*= eerder is 1 april gecommuniceerd, maar vanwege het Paasweekend is dit naar 6 april verplaatst
