Op Schiphol heeft exportvracht die digitaal is vooraangemeld via eLink sinds januari voorrang in de afhandeling. Vanaf 1 september wordt het systeem standard practice. Wie zijn vracht niet vooraf digitaal aanmeldt krijgt dan te maken met extra kosten, naast de vaak tijdrovende administratieve afwikkeling bij de balie op de luchthaven. Hoewel veel partijen de overstap naar het nieuwe systeem inmiddels hebben gemaakt, blijft een aantal nog achter. Wacht niet af, waarschuwen de voorlopers die zelf ook nog volop bezig te zijn met het verbeteren van hun systemen en processen. De maand september lijkt verder weg dan hij is. Vervoerders R. Nagel Transport in Oude Meer en D.J. Middelkoop & Zn in Nieuw-Vennep leggen uit wat de implementatie van digitaal vooraanmelden voor hen inhoudt.
De tijdwinst is nu al merkbaar, zegt zowel Joey Lawalata van Nagel Transport als Arnold Verduijn van Middelkoop. Een chauffeur die om middernacht op de luchthaven een vracht kwam aanleveren stond er soms om 7.00 uur ‘s ochtends nog. “Nu zijn ze binnen een uur weer terug”, aldus Lawalata. Verduijn heeft dezelfde ervaring. Op een drukke avond scheelt Digitaal Vooraanmelden volgens hem bij bijvoorbeeld KLM al snel twee uur op een truck. “Het hangt af van de omstandigheden en kan verschillen per afhandelaar of hij prioriteit kan geven aan vooraangemelde exportvracht, maar we zien al dat we op een dag meer kunnen doen met dezelfde capaciteit.”
Groen licht voor vracht naar Schiphol in twee fases
Het systeem van Digitaal Vooraanmelden draait om een centrale database waarop alle partijen die betrokken zijn bij het aanleveren van exportvracht op Schiphol, zijn aangesloten. Ze voeren er hun informatie in over de aanlevering, aard, juridische afspraken en bestemming van de cargo. Waar vroeger alleen in een aparte portal kon worden gewerkt, koppelt Cargonaut nu ook de it-systemen van alle partijen – expediteurs, vervoerders en afhandelaars – aan de centrale database. De eerste stap in het proces wordt gezet door de expediteur. Die is verantwoordelijk voor het vooraf insturen van de AWB (ook wel FWB). Ook controleert het systeem de status van het exportcontrolesysteem (ECS), het paperless goods tracking systeem (PGTS), de toetsing van de zending aan aviation security-richtlijnen (AvSec) en eventuele douaneformaliteiten. Zijn informatie stuurt de expediteur digitaal naar eLink. Als het systeem op alle punten groen licht geeft en de exportvracht dus op ‘veilig’ staat, kan de cargo fysiek naar Schiphol. De vervoerder neemt het over en gaat zijn komst Digitaal Vooraanmelden: welke chauffeur komt in welke truck, hoe laat en met welke zendingen. Deze informatie wordt gekoppeld aan de ACN-toegangspas die op de luchthaven gebruikt wordt.
De transporteur dubbelcheckt daarnaast of de bolletjes op groen staan. Hij zet de zending op zijn beurt dus ook op customs cleared en veilig. Arnold Verduijn: “Als luchtvracht op onveilig blijft staan dan mag de zending niet vliegen, dus wij zorgen dat zendingen die nog gescreend moeten worden aviation secure worden.” Sinds kort doet Middelkoop dat ook zelf. Met honden op locatie en met een nieuwe, eigen x-ray. Het doorlopen van de juiste stappen kijkt nauw voor het verloop van het hele proces in de keten, legt collega Lawalata van Nagel uit. “Als de expediteur de zending niet op veilig zet terwijl hij wel veilig is, dan valt voor ons alles op rood en kunnen we niet eLinken; we kunnen de rit niet aanmelden en de hele truckplanning loopt in de war.”
Omslag realiseren op meerdere fronten tegelijk
Nagel en Middelkoop zijn ambassadeur van eLink. Beide lopen graag voorop als er geïnnoveerd wordt in hun vakgebied. “Het zit in het DNA van ons bedrijf”, legt Verduijn uit. De twee hadden al ervaring met eLink en toen de kans zich voordeed om het systeem in een verbeterde versie nieuw leven in te blazen, stonden ze opnieuw vooraan. Ze zijn inmiddels enkele maanden aan het testen. Een best efforts-werkgroep met andere koplopers, ACN en Cargonaut fungeert als klankbord. Elke twee weken wordt er doorgenomen hoe het gaat en of het proces optimaal is ingericht. Lawalata: “Je kunt er al je vragen kwijt en er is altijd wel iemand die het antwoord weet.” De twee constateren dat het vernieuwde systeem makkelijk te bedienen is, maar ook dat het voor iedereen wennen is. Als vervoerder moeten ze op drie borden tegelijk schaken: intern moeten ze de eigen mensen meekrijgen en trainen in de nieuwe manier van werken. Extern moeten ze hun klanten, de expediteurs, meenemen in het proces. En dan hebben ze aan het einde van de keten te maken met de afhandelaars. Ook die zijn nog volop aan het verbeteren, dus het loopt nog niet altijd op rolletjes. Maar de afhandelaars zijn unaniem; er is geen weg meer terug en Digitaal Vooraanmelden is vanaf september echt de standaard voor het aanleveren van de exportvracht op Schiphol. Lawalata van Nagel die voor zo’n 20 expediteurs meerdere zendingen per dag richting de luchthaven vervoert, waarschuwt wat dat gaat betekenen: “Over vier maanden krijgt de klant de keuze; we leveren later aan met een aparte truck of hij stapt over op eLink. In het eerste geval gaat het de expediteur tijd en geld kosten.”
Verbeteringen zichtbaar
De tijd begint te dringen, want nog lang niet alle expediteurs op Schiphol zijn op eLink aangesloten. Of ze zitten zelf nog volop in de implementatiefase (zie artikel met DB Schenker). Daardoor verliep de check in de afgelopen maanden, die volgens Lawalata eigenlijk een kwestie van afvinken zou moeten zijn, nog niet altijd vlekkeloos. “Je kunt als expediteur alleen Digitaal Vooraanmelden met FWB versie 16. En in het document moet alles goed ingevuld zijn, de juiste gegevens in de juiste vakjes. Onze klanten deden het wel, maar vaak half. Dan ontbrak er informatie. Om dat goed te krijgen was wel een dingetje. Maar er zit duidelijk verbetering in; we komen van een AvSec van 60% en zitten inmiddels op 87%.” De verbetering komt mede, denkt Lawalata, vanwege zijn feedback. Zo stuurt hij wekelijks rapportages naar de klanten met informatie over wat goed gaat en wat fout.
Tekst loopt door onder foto
Waarschuwing: technische aanpassingen kosten tijd
Weerstand tegen de nieuwe werkwijze is er niet echt, zegt hij, Verduijn sluit zich daarbij aan. Maar ook Middelkoop loopt nog geregeld tegen zaken aan die het proces vertragen, zoals fysieke air waybills. “Wij voeren natuurlijk uit wat ons gevraagd wordt. Maar het betekent wel dat we de papieren nog steeds moeten laten nakijken en aftekenen. Terwijl het juist de bedoeling is van dit systeem dat tijdrovende tussenstops bij de documentbalies worden overgeslagen.” Sommige partijen hebben technisch nog een lange weg te gaan, vreest hij. Vertraging in de overstap kan al zitten in de eAWB en FWB. Die moeten aan bepaalde voorwaarden voldoen. “Dat blijkt in de praktijk soms moeilijk. Dan moet software worden aangepast wat op een stapel belandt, omdat er geen prioriteit aan gegeven wordt.” Ook merkt hij een zekere angst om volledig over te gaan op elektronisch afhandelen, zeker als het om een kritieke zending gaat.
Cultuuromslag binnen het bedrijf
Intern werken zowel bij Nagel als bij Middelkoop naar schatting tien medewerkers met Digitaal Vooraanmelden: De nieuwe werkwijze tussen de oren krijgen had soms wel wat voeten in de aarde. Dat is logisch, vindt Verduijn, omdat het werk al jarenlang op een bepaalde manier werd gedaan.” Hij monitort het en er komt geleidelijk verandering in. Lawalata van Nagel blijft er ook bovenop zitten en fouten uit de interne processen halen, vertelt hij. De onvoorwaardelijke steun van zijn directeur was een extra stimulans om de medewerkers mee te krijgen. “Ik kan op dagbasis aanwijzen wat er gebeurt en wat er zoal misgaat. Zeker in het begin moet je dat blijven doen, want als jij verslapt dan verslapt ook bij anderen de aandacht en nemen mensen het minder serieus.” Wat volgens hem zeker helpt is het zichtbare verschil met de oude manier van werken. Eerder was er geen verschil merkbaar tussen het goed en fout aanleveren van gegevens; de chauffeur stond hoe dan ook in de rij bij de balie van de afhandelaar. Nu kan hij rechtstreeks door naar het dock om te lossen. “Mijn collega’s zien dat de trucks sneller terug zijn. Ook zien ze nu met eigen ogen wat er allemaal fout kan gaan en welke gevolgen dat heeft voor de keten.”
Informeren en motiveren is key
De methode om op alle fronten de hobbels te nemen is dus blijven informeren en mensen motiveren, vinden beiden. Verduijn: “Het is vooral belangrijk dat mensen het grote plaatje zien, dat dit een vast onderdeel wordt van het exportluchtvrachtproces. Want Digitaal Vooraanmelden wordt net zo belangrijk als met je vrachtwagen naar de luchthaven rijden en de FWB is net als de fysieke AWB een vast onderdeel van het proces. Ga je daar niet in mee dan is het net als met een lege truck of zonder ACN-pas naar Schiphol rijden.” Hij en Lawalata zetten in deze fase waar nodig ook zelf een tandje bij of zetten tijdelijk extra mankracht in. Bij Nagel heeft een stagiair eerst het voorwerk gedaan. De student heeft alle medewerkers uitgelegd hoe het werkt. Zes weken geleden heeft Lawalata het overgenomen en zich er op gestort. “Dit heeft nu even prioriteit. Ik verwacht in totaal drie maanden druk te zijn met de implementatie van het systeem.”
Stip op de horizon
Veel van zijn aandacht gaat uit naar de expediteurs die Nagel Transport inhuren. Hij roept ze met klem op om, als ze nog niet zijn aangesloten op eLink, dit zo snel mogelijk te regelen. “Voordat je weet wat er moet gebeuren ben je een maand verder. De juiste personen aanwijzen kost je een maand en het systeem implementeren ook. Wij zijn op tijd begonnen en wilden al per april goed gaan. Maar zelfs dat is niet gelukt. Een nieuw systeem invoeren kost gewoon meer tijd dan je denkt.” Verduijn hoopt dat zoveel mogelijk partijen snel overstag gaan. Wat hem betreft kan er niet genoeg geautomatiseerd worden. De wereld wordt steeds digitaler en papier kan wat hem betreft eigenlijk niet meer. “Als je naar de oude situatie kijkt met de papieren air waybill, die geven we mee aan de chauffeur en pas op de luchthaven zelf is voor de afhandelaar duidelijk wat er komt. En zo stuur je rustig tien trucks onaangekondigd op hem af. Niemand weet wie, wanneer komt.” Met data kan er beter gestuurd en geanalyseerd worden door vooral vervoerder en afhandelaar, verwacht Verduijn. “Je kunt gaan kijken naar exporttijden en slottijden, chauffeurs en trucks inplannen. En vooral, je kunt gaan kijken hoe processen anders kunnen en bijvoorbeeld efficiënter. Volledig papierloos (eAWB) is dan ook de stip op de horizon.”
Sluit je organisatie aan op eLink
Ben je vervoerder of expediteur en nog niet aangesloten op het systeem voor Digitaal Vooraanmelden van exportvracht op Schiphol? Je kunt je nu nog bijtijds voorbereiden voor de officiële invoering van eLink per 1 september! Neem zo snel mogelijk contact op met Cargonaut.
