Op Schiphol heeft exportvracht die digitaal is vooraangemeld via eLink sinds januari voorrang in de afhandeling. Vanaf 1 september wordt dat systeem standard practice. Wie niet meedoet krijgt dan te maken met extra kosten, naast de vaak tijdrovende administratieve afwikkeling bij de balie op de luchthaven. Hoewel veel partijen de overstap naar digitaal vooraanmelden inmiddels hebben gemaakt, blijft een aantal nog achter. Dat is niet aan te raden, waarschuwen de voorlopers die zeggen zelf nog volop bezig te zijn met bijschaven. September lijkt ver weg, maar er is nog maar een paar maanden te gaan. Chantal Klok legt uit wat de implementatie van digitaal vooraanmelden voor expediteur en logistiek dienstverlener DB Schenker inhoudt.
“Wij zijn er echt druk mee, er moet nog veel gebeuren. Maar we zijn op de goede weg. Onze medewerkers zien al wat digitaal vooraanmelden doet en het is bijna een sport voor ze om het goed te doen”, vertelt Chantal Klok van DB Schenker. Bij de expediteur begint het zogeheten eLinken op het moment dat een lading in de vrachtwagen zit. Het systeem komt er op neer dat de Air Waybill (of FWB) al volledig is ingevuld vóór een lading de poorten van Schiphol bereikt.
eLink staat fouten maken niet toe
Het vooraanmelden gebeurt volgens één standaard waarbij een aantal onderdelen afgevinkt worden. Alleen als alle gegevens volgens de regels zijn ingevuld, krijgt de eAWB vijf groene bolletjes ofwel groen licht. Zo is AvSec sinds begin april een verplicht onderdeel. Klok: “Alles moet 100% procent correct zijn en in de juiste velden staan.” Dankzij het voorwerk is een tussenstop op de luchthaven bij de balie van de afhandelaar niet altijd meer nodig. Ook worden eerder fouten uit de aangeleverde data gehaald. “Als we iets e-Linken en een bolletje blijft op rood staan, dan kunnen we nog iets doen voor de vracht vertrekt naar de luchthaven. Vroeger moest de vracht vooral snel weg en had je achteraf de ellende als zaken niet in orde waren.”
Point of no return
Volgens haar zijn de voordelen van het systeem nu al zichtbaar; vooraangemelde vracht heeft ook echt voorrang bij de afhandelaren. “Wij zien echt ongelofelijke doorlooptijden. Ik sprak een chauffeur die zei ‘ik sla steil achterover van de snelheid, ik wist niet eens dat het kán op Schiphol’.” DB Schenker is een early adopter van digitaal vooraanmelden van exportvracht. De Nederlandse tak van de internationale logistiek dienstverlener heeft al gewerkt met de eerdere versie van eLink, maar dat kwam niet goed van de grond, begrijpt Klok van collega’s.
“Een chauffeur sloeg steil achterover van de snelheid. Hij wist niet dat het kán op Schiphol”
Na een verbeterslag hebben in het najaar van 2020 alle afhandelaren vastgelegd dat digitaal vooraanmelden via eLink dé nieuwe werkwijze wordt voor het aanleveren van exportvracht op de luchthaven. Daarmee werd een point of no return bereikt. Hoewel de expediteur een aantal extra stappen moet doorlopen, is Klok er blij mee. Zij maakt deel uit van de klankbordgroep die tweewekelijks overlegt over de ervaringen en verbeterpunten van het door Cargonaut ontwikkelde systeem. “Het betekent dat we er over de hele linie op vooruit gaan. We maken de veiligheid op Schiphol beter en de afhandeling efficiënter. Daar profiteert de hele keten van.”
Aanpassen systemen loopt deels via hoofdkantoor in Duitsland
Er lonkt dus veel goeds aan de horizon, vindt Klok, maar ze waarschuwt dat niemand over één nacht ijs kan gaan. Bij de implementatie van digitaal vooraanmelden kunnen per bedrijf tal van factoren meespelen die van invloed zijn op het proces: zoals meerdere vestigingen waar met het systeem gewerkt moet worden of een cruciale afdeling zoals de IT die op afstand opereert en waar je dus niet zomaar even binnenstapt met vragen of verzoeken. Ook als early adopter loopt DB Schenker nog tegen verrassingen aan, vertelt Klok. “Wij kwamen er via een ander project achter dat onze FWB niet helemaal in orde was. De aanpassing daarvan gebeurt in overleg met ons hoofdkantoor in Duitsland.”
Tekst loopt door onder foto
Naast werkwijzen ook mindset veranderen
In Nederland moesten bovendien meerdere afdelingen met het nieuwe systeem gaan werken zoals de planning, export, warehouse en gateway. In totaal werken bij DB Schenker Nederland nu zo’n 65 mensen met digitaal vooraanmelden. En dan is er nog de vestiging in Maastricht vanwaar geregeld goederen op Schiphol worden aangeleverd en heeft Klok met verschillende transporteurs en goederenstromen te maken. Hoe heeft ze dat aangepakt? “Het is vooral verandermanagement. Ik heb iedereen bij elkaar geroepen en uitgelegd hoe belangrijk dit is. Daarnaast gebruik ik cijfers om de mensen te motiveren. Cargonaut heeft voor ons een check opgezet die meegaat met de chauffeur. Hij noteert alle tijden, wat hem opvalt en zijn ervaringen. Dus met statistieken en ervaringen geven we een beeld. Het was voor mij ook een eyeopener. Vroeger vroeg je of het goed ging en dan was het ja of nee. Dankzij de check hebben we nu veel meer zicht op de details.”
Keerpunt binnen handbereik
Ze kan beter sturen, beter aan de collega’s uitleggen wat er gebeurt en verbeteringen aanbrengen, in overleg met de klankbordgroep en met Cargonaut. Klok ziet langzaam een keerpunt ontstaan. In het begin was er soms wat weerstand, maar dat is mens eigen, zegt ze. “De luchtvracht is vrij conventioneel. Als iemand al tijden een bepaalde werkwijze heeft en dan komt er opeens zoiets voorbij… Als dingen dan uiteindelijk toch lukken, is dat wel de kers op de taart.” Technisch gezien heeft het volgens haar niet zoveel om handen, los van de aanpassing in de FWB. En de medewerkers kregen een opfriscursus eLink. DB Schenker scoort bovendien hoog op AvSec vertelt Klok. Ze heeft inmiddels ook volledig in kaart wat ge-eLinkt werd binnen het bedrijf en wat niet en waarom niet. “We zijn nu echt aan het finetunen en zoeken oplossingen voor uitzonderingsgevallen.”
Advies DB Schenker over digitaal vooraanmelden: zo snel mogelijk doen
Die deadline van 1 september gaat ze dus halen? “Jawel, maar die tijd hebben we wel echt nodig om te oefenen met het systeem en de kinderziekten eruit te halen. Je kunt dat niet tot september laten liggen; je moet achterhalen wat de uitdagingen voor je eigen bedrijfsprocessen zijn. Daarmee kun je niet wachten. Dus het wordt wel urgent om als je nog niet aangesloten bent op digitaal vooraanmelden, dat nu alsnog te doen.”
Aansluiten op eLink via Cargonaut
Ben je vervoerder of expediteur en nog niet aangesloten op het systeem voor digitaal vooraanmelden van exportvracht op Schiphol? Je kunt je nu nog bijtijds voorbereiden voor de officiële invoering van eLink per 1 september! Neem zo snel mogelijk contact op met Cargonaut.
