Wekelijks sluiten zich nieuwe partijen aan op eLink. Het systeem voor digitaal vooraanmelden van exportvracht op Schiphol wordt vanaf 1 september een vast onderdeel van de ready for carriage-procedure. Voor dnata is eLink niet onbekend, het doet denken aan de Fastlane die de afhandelaar zelf ontwikkelde voor een efficiënte aanlevering van exportvracht. Na een upgrade heeft dnata besloten om volledig op eLink over te stappen, liet het half mei weten. Het voegt daar als extra bloktijden aan toe. Projectmanager Jort Hoogervorst legt uit wat het allemaal inhoudt.
In het eLink-systeem vormt een centrale database de basis voor het digitaal vooraanmelden. Partijen voeren er hun informatie in over de aanlevering, aard, juridische afspraken en bestemming van hun exportzending en zorgen dat de lichten op groen staan met betrekking tot de douanerichtlijnen en regels voor het vervoer van gevaarlijke stoffen, pharma- en fytosanitaire goederen. Voor het deel waar zij verantwoordelijk voor is, checkt elke partij de exportzending. Dat gebeurt grotendeels voordat de cargo de luchthaven bereikt. Geen groen licht, dan geen cargo naar de luchthaven en de lucht in. Het systeem is efficiënt, betrouwbaar en veilig.
Fastlane van dnata dankzij eLink verder geautomatiseerd
dnata heeft in 2019 de zogeheten Fastlane opgezet met hetzelfde doel; het aanleveringsproces van lokale exportzendingen stroomlijnen. “Onze Fastlane wás digitaal vooraanmelden”, zegt Jort Hoogervorst van dnata. “Alleen stuurden onze klanten de informatie uit de FWB in excel-sheets. Wij zetten de informatie vervolgens handmatig in onze systemen. Dat was mensenwerk en daarmee foutgevoelig. Nu wordt via de eLink-portal informatie uit de FWB ingelezen en ontvangen door dnata. Het systeem ondervangt fouten die kunnen ontstaan als we alles in excel-sheets handmatig invullen.”
Loslijsten
Op dit moment stuurt de aanleverende partij een e-mail naar dnata voor de aanmelding. Met de nieuwe update van de portal wordt deze stap geëlimineerd en wordt alleen via de portal gewerkt. Hoogervorst: “De FWB komt automatisch in onze systemen en wij stellen, nu nog zelf, een loslijst op, inclusief losplek en tijdstip. Het nummer van de loslijst (VCT) gaat vervolgens digitaal retour. De chauffeur kan zich met zijn digitale loslijstnummer en ACN-pas melden bij de eLink-balie. Hier wordt zijn identiteit gecontroleerd, worden bijbehorende documenten overhandigd en krijgt de chauffeur na validatie toestemming om te lossen door de fysieke loslijst te overhandigen. We hopen dat Cargonaut binnenkort ook een koppeling kan maken om de loslijst automatisch te genereren zodra een aanmelding aan alle eisen uit de FWB voldoet.”
Road feeders
Met de overstap naar eLink trekt dnata partijen mee in de nieuwe werkwijze, merkt Hoogervorst. “Bedrijven komen met vragen en zijn duidelijk gemotiveerd om ook hun processen te stroomlijnen.” Hij kan het alleen maar toejuichen. eLink gaat nu nog over lokale exportzendingen, maar de projectmanager hoopt dat in de nabije toekomst ook de road feeders worden meegenomen in de digitaliseringsslag. Volgens Hoogervorst is er landside op en rond Schiphol nog veel winst te behalen in een betere informatie-uitwisseling en onderlinge communicatie. Zijn grootste wens is dat alles volledig geautomatiseerd is in een systeem met one time data entry; één keer informatie invoeren die op álle platformen kan worden gebruikt.
Toekomstmuziek: slottijden in eLink
Op dit moment biedt dnata als extra service met een eigen planningstool nu nog bloktijden aan voor de exportzendingen. “Met zogeheten slottijden voeren we in feite een deurbeleid; afhandelen op afspraak net zoals bij de tandarts. Je maakt een afspraak en wordt geholpen bij een vooraf afgesproken loslocatie.” Voor importzendingen zijn vaste ophaaltijden al de standaard, maar ook daar hangt niet echt een systeem aan. Hoogervorst hoopt dat het binnen niet al te lange tijd allemaal gedigitaliseerd wordt. “Iedereen binnen de Schiphol community beseft inmiddels dat er een universele portal nodig is om te regelen dat alle zendingen en alle betrokken partijen automatisch gekoppeld worden aan hun afhandelaar.”
Redacteur: Anke Hoets
