Webinar: Wat & hoe digitaal vooraanmelden op Schiphol

Afhandelaars, transporteurs en expediteurs zijn sinds 1 januari op Schiphol bezig met de implementatie van digitaal vooraanmelden van lokale exportvracht via eLink. Het aantal bedrijven dat zich aansluit, groeit met de week. Maar een aantal expediteurs – groot en klein – blijft achter. Zij lijken last te hebben van koudwatervrees, bleek onlangs uit vragen van kijkers tijdens een webinar van ACN en Nieuwsblad Transport. En dat is niet nodig, vinden transporteur Rob Middelkoop en Dimitri Brink van DHL Global Forwarding. Zij zien alleen maar voordelen van het systeem. Anne Marie van Hemert van Schiphol Cargo benadrukt dat deze digitaliseringsslag het begin is van veel moois.

helpdesk Digitaal Vooraanmelden: +31 (0)20 653 0808 of www.cargonaut.nl/eLink

Hoe ga ik onderdeel uitmaken van het systeem van digitaal vooraanmelden van lokale exportvracht op Schiphol via eLink? Wat moet ik technisch aanpassen? Wat kost de begeleiding door Cargonaut om digitaal vooraanmelden te implementeren? De vrij basale vragen waren bijna verrassend. Want ACN-directeur Maarten van As zoekt al ruim een jaar samen met Cargonaut actief de Schipholcommunity op met de boodschap dat digitaal vooraanmelden de toekomst is. En dat overstappen op het nieuwe systeem eenvoudig is: “Als je onderdeel wilt worden van digitaal vooraanmelden via eLink, meld je aan en bel Cargonaut. Je kan digitaal gaan vooraanmelden via een webportal, maar je kan ook werken via API’s in je eigen IT-systemen. Dat is de enige technische aanpassing die nodig is. Cargonaut helpt je kosteloos.”

vrachttaks luchtvracht
Maarten van As

Groen licht om zending de keten in te sturen

Alle afhandelaars op de luchthaven in Amsterdam hanteren sinds 1 januari de nieuwe werkwijze: de chauffeur hoeft met digitaal vooraangemelde lokale exportvracht niet meer met stapels papieren voor controle langs de balie, maar kan in principe gelijk doorrijden naar het losdock. De gegevens van de luchtvrachtzending worden dankzij eLink samengebracht in een database waar Cargonaut de IT-systemen van de expediteur, vervoerder, afhandelaar, maar ook cargo screeners, douane en marechaussee aan elkaar heeft geknoopt. Pas als een partij inzage nodig heeft voor de eigen werkzaamheden in de gegevens krijgt ze die. Er worden dus geen concurrentiegevoelige data gedeeld. Cargonaut geeft op gezette tijden groen licht om de zending verder de keten in te mogen sturen.

Gewenningsperiode nodig

Het nieuwe systeem betekent, naast de kleine technische aanpassing, dat aan de voorkant, op kantoor, iets meer handelingen moeten worden verricht met het invullen en checken van de fwb of liever de e-awb. En dat moet nauwkeurig gebeuren. Is het formulier onvolledig en zijn de stappen van het aanleveringsproces – zoals het screenen van de cargo en de douaneformaliteiten – niet volledig doorlopen, dan krijgt een zending geen groen licht. Houden alle schakels in de keten zich aan de afspraken, dan ontstaat een snelle groene stroom van goederen met als eindstation de afhandelaar. “Kan een trucker ook een gecombineerde lading bij zich hebben?”, was een vervolgvraag over de praktische kant van het werken met eLink. “Ja”, zegt Hans van Roest van Cargonaut. “Je meldt je vrachtwagen één keer aan en de chauffeur kan meerdere stops maken bij de afhandelaars.” Maarten van As herhaalt: “Meld je daarom zo snel mogelijk aan, want je hebt even tijd nodig om te ervaren hoe het systeem werkt.”

Tekst loopt door onder foto

hoe digitaal vooraanmelden
Digitaal vooraanmelden betekent iets meer handelingen op kantoor

Eerste, belangrijke stap naar een digitale toekomst

De ACN-directeur heeft even daarvoor al uitgelegd dat, zo simpel als digitaal vooraanmelden technisch is, je bij de overgang ook weer niet over één nacht ijs kan gaan. “Vroeger was innoveren vooral een technische aanpassing van de IT. Nu ligt er van alles op de plank en moet 80% van de aandacht uitgaan naar de change. Je moet op de werkvloer uitleggen waarom je iets doet, waarom het belangrijk is en wat je moet doen. Je mensen meenemen in het proces.” Anne Marie van Hemert van het Cargo Team van Schiphol (dat inmiddels eigenaar is van Cargonaut) wijst op de voordelen die deze digitaliseringsslag kan opleveren. Amsterdam Airport is er al sterk in, maar kan nog beter worden. “Ik verwacht dat we als een soort building blocks de komende jaren tal van initiatieven op eLink kunnen gaan baseren. Want we zijn met z’n allen om en gaan nu wennen wat digitalisering ons kan opleveren: betrouwbaarheid, punctualiteit, efficiënter werken en vooral ook een stukje veiligheid.”

‘De komende jaren kunnen we tal van initiatieven op eLink baseren’
Anne Marie van Hemert, Cargo Team Schiphol

Volgens Van Hemert is het digitaliseren van importzendingen één van de volgende logische stappen. Van As: “We gaan ook het gebruik van de ACN-bon afbouwen. Zo willen we als eerste de handshake, het bewijs dat een vracht is afgeleverd, digitaliseren. Begin volgend jaar gaan we daarmee verder, maar ik verwacht dat zulke aanpassingen sneller gaan, omdat we nu een stevig fundament neerleggen.” En dat stevige fundament heeft baat bij schaalgrootte. Hoe meer partijen gaan werken met digitaal vooraanmelden via eLink, hoe beter het is voor de concurrentiekracht van Schiphol in zijn geheel en van de partijen die er opereren, is de verwachting.

Besparingen in de praktijk

Op 1 september is digitaal vooraanmelden vast onderdeel van de ready for carriage-procedure op Schiphol. ACN schat dat in eerste instantie 70-80% van de partijen met eLink gaat werken. Begin volgend jaar is het streven 95%. Wat gebeurt er vanaf september, worden de partijen die niet meedoen dan gestraft? Maarten van As: “Alles gaat in redelijkheid, dus het is niet de bedoeling dat vrachtwagens bewust langer staan te wachten. Maar de balie blijft bestaan en gaat meer tijd kosten. En als je niet digitaal vooraanmeldt, dan ben je niet RFC. De afhandelaar kan daar consequenties aan verbinden.” De hamvraag is voor veel achterblijvers wat digitaal vooraanmelden oplevert, naast een betrouwbare en foutloze data-uitwisseling. Maarten van As: “Voor de lokale exportvracht zijn er zo’n 4.000 vrachtwagenbewegingen per week. Als je conservatief schat en er bij iedereen een half uurtje afhaalt, dan scheelt dat een hele hoop tijd.” Vervoerder Rob Middelkoop denkt op basis van zijn ervaringen met eLink een tijdsbesparing van 75% te kunnen realiseren. Hij komt met een voorbeeld uit de praktijk: “Als je met je pak papieren langs de balie moet en de afhandelaar die moet controleren, dan kost dat je rustig 1,5 tot 2 uur. Nu rij je door na één swipe met je ACN-pas.”

Tekst loopt door onder visual

Een snelle, groene stroom van goederen (bron: Cargonaut)

Van onderbuikgevoel naar fact driven

Dimitiri Brink van DHL Global Forwarding ziet ook al voordelen. Volgens hem ligt nu nog een deel van het probleem bij de expediteurs, maar stappen die vanzelf in als het echt pijn gaat doen, bijvoorbeeld omdat de concurrent wel met eLink werkt. Ook hij schetst het verschil tussen nu en de digitale toekomst: “Er zijn nu lange wachttijden, omdat iedereen tegelijk bij de grondafhandelaar staat. We leveren met zijn allen op dinsdag aan voor consolidatie op woensdag en op vrijdagavond (spitstijd) voor zaterdag. Maar je kunt dan ook op zaterdagochtend of -nacht en dinsdagnacht aanleveren. Wij zijn 24/7 open en proberen juist naar de avonduren te gaan. Als iedereen digitaal gaat aanmelden, dan gaan we van het onderbuikgevoel naar een fact driven organisatie. We zien wie op welk tijdstip, wat komt aanleveren. Dan kunnen we veel beter gaan coördineren.”

Het hele webinar terugkijken

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.