Wekelijks meldt luchtvrachtbrancheorganisatie ACN dat nieuwe expediteurs en vervoerders op Schiphol starten met Digitaal Vooraanmelden van lokale exportvracht via eLink. Op de luchthaven is dit jaar historie geschreven. Want dankzij de massale overstap naar eLink is voor het eerst in jaren de ready for carriage-procedure op Schiphol aangepast. Air France KLM Martinair Cargo is voorloper in digitalisering en een van de trekkers van het project. Michel Pozas Lucic kijkt tevreden terug op 2021. eLink maakt afhandelen van vracht veel sneller en betrouwbaarder. En hij ziet aan de cijfers dat de digitaliseringsslag succesvol is: “Het aantal exportagenten dat digitaal vooraanmelden gebruikt is binnen een jaar van 8,5 naar 40 procent gegaan.” Hij is ook al met het vervolg bezig.
Bron: ACN.nl/Tekst: Anke Hoets.
KLM is wereldleider op het gebied van digitalisering en paperless, zegt Michel Pozas Lucic trots. “Zowel aan de commerciële als aan de operationele kant. Als je naar het laatste kijkt dan behoren we tot de top 3 van eAWB.” KLM is net als IATA in januari 2019 overgegaan op de eAWB-standaard als default contract of carriage for cargo en zit inmiddels in de Benelux op 93 procent digitale AWB’s (bron: IATA). “Op Schiphol zijn we daarnaast actief betrokken bij PGTS en voor importcargo werken we met automatisch nomineren.” Pozas Lucic is vice-president bij KLM Cargo en ACN-bestuurslid. Hij vindt de pioniersrol van KLM niet meer dan normaal. “Iedereen zal bevestigen dat we al jaren veel energie stoppen in digitaliseren en innoveren en dat we altijd veel kennis en middelen inbrengen. Maar dat hoort ook bij onze rol als home carrier op Schiphol, vind ik. Ik ga ervan uit dat Lufthansa in Frankfurt hetzelfde doet.”
Van eFast naar eLink
KLM Cargo is een aantal jaren geleden op Schiphol al begonnen met het stimuleren van vooraanmelden van cargo met het project eFast. Maar het gebruik bleef schommelen tussen de 6% en 12%. Pozas Lucic: “Het werd op een gegeven moment wel duidelijk dat we de hele cargogemeenschap op Schiphol erbij moesten betrekken om een snellere adoptie te zien. Daarover zijn we binnen ACN het gesprek aangegaan.” Doel was een digitale, waar mogelijk papierloze, workflow binnen één systeem waarop alle partijen – expediteur, vervoerder en afhandelaar – konden worden aangesloten. Naast sneller en betrouwbaarder, betekent digitaal dat er minder persoonlijk contact nodig is, wat belangrijk is in COVID-tijden. Het werd een verbeterde versie van het door Cargonaut ontwikkelde IT-systeem eLink. Hierin worden cargozendingen tot in detail aangemeld voor ze naar de afhandelaar gaan. Ook de checks op onder meer veiligheidseisen en douaneformaliteiten worden in het systeem gedaan. Iedere partij in de keten doet dat voor zich, waardoor vracht in een vroeg stadium op alle fronten groen licht heeft om de afhandeling en het vervoer te starten.
2021 Jaar van het Digitaal Vooraanmelden
Eind 2020 besloten de afhandelaars op Amsterdam Airport unaniem om eLink als standaardtool voor de lokale exportvracht te gaan gebruiken. 2021 Zou het Jaar van Digitaal Vooraanmelden worden, het jaar waarin het systeem werd geïmplementeerd, getest en verbeterd. Dat is gelukt. Vanaf de start begin dit jaar hebben de early adopters samen met Cargonaut en ACN overlegd in de best effort group en de workflow binnen eLink verder verbeterd en uitgebreid. Een mijlpaal werd gezet in april toen de AvSec verplicht onderdeel werd van de checks. De tweede mijlpaal was in september toen digitaal vooraanmelden officieel onderdeel werd van de RFC op Schiphol. Inmiddels zijn ook de kinderziektes grotendeels uit het systeem. Betrokken partijen zijn het eens dat het proces van aanmelden- en aanvoeren, administratief verwerken en het laden en lossen van lokale exportvracht nu efficiënter, duurzamer en veiliger is. “We krijgen heel positieve reacties bij KLM, zowel van vervoerders als van agenten. De chauffeurs kunnen direct doorrijden naar de loods. En als ze toch moeten stoppen bij de documentatiebalie voor de afgifte van een pouch, dan gaat ook daar de afhandeling sneller.” De nieuwe werkwijze is volgens Pozas Lucic, die het liefst documenten helemaal uitfaseert, ook betrouwbaarder. “Papieren raken kwijt, de data zijn incompleet of incorrect en we ontvangen ze geregeld te laat. Als gegevens digitaal worden ingevoerd, kunnen we direct checken en vinden controles automatisch plaats. Ook kunnen wij eerder aan de slag met de operationele planning wanneer we in de toekomst plannen op basis van de FWB-data.”
Gigantische toename gebruik
De voordelen ziet hij terug in de statistieken. Er is volgens hem vergeleken met vorig jaar sprake van een “gigantische toename” in het gebruik van eLink. Het gaat bijna om een vervijfvoudiging. Dat heeft hem positief verrast. ”De ervaring leert dat de cargo-industrie traditioneel is. Dit is bovendien een complex vraagstuk; je moet je klanten zover krijgen dat ze instappen en er zijn veel ketenpartners die moeten samenwerken. Ze moeten op één lijn komen en hun systemen technisch anders inrichten.”
Priority loket KLM voor eLink-vracht
Doordat het gebruik van eLink fors toeneemt, wordt het nog eenvoudiger om zwakke punten uit het systeem te halen. Pozas Lucic: “We zijn volop bezig om zaken te verbeteren, als community én als individuele afhandelaars.” Zo bleek half november dat eLink nog een onderschoven kindje is in de weekends als vaak met ander personeel wordt gewerkt. Ook is onlangs de eLink Delivery Overview ingevoerd die de chauffeur meer zekerheid geeft dat zijn vracht digitaal is vooraangemeld voordat hij koers zet naar de afhandelaar op Schiphol. En er is een dashboard met managementinformatie waarmee gebruikers kunnen sturen op het inzetten van digitaal vooraanmelden. “KLM Cargo heeft daarnaast begin december een eLink priority loket geopend aan de buitenzijde van het documentatiegebouw voor de drop-off van pouches. Chauffeurs van wie de volledige truck via eLink is aangemeld, kunnen hier gebruik van maken. Dat is een stuk sneller en dan een kantoor binnenlopen en veiliger in het licht van de coronamaatregelen.”
eAWB als extra voorwaarde bij KLM Cargo
De behoefte aan het loket, dat een beetje doet denken aan het loket van de weekendapotheek, kwam uit interviews met klanten. KLM Cargo besteedt veel tijd aan het informeren en helpen van expediteurs. Hij merkt daarbij dat de behoefte aan papier hardnekkig is. Klanten leveren nog geregeld pouches aan, ook als dat niet nodig is. “Daar zitten bijvoorbeeld documenten waar we niets mee doen. Of klanten sturen voor de zekerheid toch maar de vrachtdocumenten mee met de chauffeur. Ik kijk daar niet van op. Passagiers die online inchecken printten in het begin vaak ook nog hun boardingpass uit, tegenwoordig gebeurt dat nog sporadisch. Dat is een soort angst dat dingen mis kunnen gaan, maar ook een kwestie van vertrouwen en gewenning.” Om te stimuleren dat klanten meegaan in papierloos werken en écht niet meer naar de documentatiebalie hoeven, stelt KLM Cargo als enige afhandelaar op Schiphol de extra voorwaarde dat zij ook het eAWB-contract tekenen, zodat de informatie op de ingestuurde FWB ook daadwerkelijk het legal contract of carriage is. Dit sluit exact aan met de IATA-ambitie uit 2019 dat eAWB het default contract of carriage is. Voor zendingen naar landen die nog fysieke vrachtdocumenten eisen, en dat zijn er wereldwijd best veel, komt KLM Cargo de klant tegemoet. “Wij weten welke landen dat zijn. Conform de IATA single process printen wij de benodigde documenten.”
Niet digitaal vooraanmelden wordt de uitzondering
Het is de bedoeling dat de Schiphol community volgend jaar helemaal overstapt op digitaal vooraanmelden via eLink waar dat technisch mogelijk is. Expediteurs en vervoerders die dan nog niet met eLink werken, blijven onder andere gebonden aan de documentatiebalie waardoor ze te maken krijgen met langere wacht- en verwerkingstijden. KLM Cargo zal zeker steeds strikter gaan worden. Pozas Lucic. “Het komt misschien wat inflexibel over, maar alles kán en móet betrouwbaarder en volgens wet- en regelgeving worden gedaan.”
Uitbreiden in 2022
Pozas Lucic werkt namens KLM samen met de themagroep ook al aan de volgende stap: de scope van eLink uitbreiden. Nu kunnen alleen ACN-pashouders vracht digitaal vooraanmelden en die naar Schiphol (laten) vervoeren en vallen Europese partners zonder ACN-pas buiten de boot. KLM heeft onlangs voorgesteld om ook de EU-pashouders toegang tot eLink te geven. Op die manier kunnen bijvoorbeeld ook agenten in Duitsland en België die via Amsterdam cargo aanleveren meedoen. De verwachting is dat deze uitbreiding in 2022 zal gebeuren.
Groeipercentages zetten naar verwachting door
Michel Pozas Lucic is tevreden over de ontwikkelingen. Hij verwacht in 2022 naar 70 procent door te kunnen groeien. “Ik ga ervan uit dat de groeipercentages doorzetten in de komende 6 maanden. Volgens mij hebben we in het afgelopen jaar een belangrijke hobbel genomen. We kunnen doorgroeien en komen dan ongetwijfeld weer een nieuwe uitdaging tegen. Die gaan we dan ook weer nemen, zo werkt dat met digitalisering.”
