De Douane is per 15 oktober 2018 voldoende voorbereid om op 29 maart 2019 haar Brexit-doelstellingen te realiseren. Dat concluderen onderzoekers van Ernst & Young in het rapport Validatie van de voorbereidingen van de Douane op de Brexit dat zij hebben opgesteld in opdracht van het ministerie van Financiën. In de resterende maanden, tot 29 maart 2019, zal nog wel veel werk moeten worden verzet, waarbij de aanbevelingen met spoed en focus dienen te worden gerealiseerd.
Ernst & Young baseert zijn conclusies op het volgende:
- De Douane is tijdig begonnen en in ruime mate volledig in haar interne voorbereidingsactiviteiten. In het onderzoek zijn geen inhoudelijke onvolledigheden geconstateerd en slechts een beperkt aantal procesmatige onvolledigheden gevonden. Deze onvolledigheden zijn door de Douane voor het einde van 2018 op te lossen;
- de aanpak door de Douane met ‘lijnorganisatie als het kan, Programmabureau Brexit als het moet’ is voor het realiseren van Brexit voorbereidingen een goed passend organisatiemodel. Hiermee is voldoende basis gelegd voor de procesuitvoering van de voorbereidende werkzaamheden van zowel het Programmabureau Brexit als van de deelprojecten in de lijn. In dit onderzoek is geconcludeerd dat vanaf de zomer 2018 een verbetering in de voortgang is waargenomen die zich nu verder moet continueren;
- de witte vlekken en geïdentificeerde risico’s zijn met additionele inspanningen, versnelling en focus beheersbaar. De witte vlekken betreffen het ontbreken van drie effectieve programmabesturingsmiddelen voor het Programmabureau Brexit: masterplanning, meer terugval scenario’s, meer ‘droog-oefenen’, en twee witte vlekken voor de periode na 29 maart 2019; voorbereidingen in het algemeen en het duurzaam inpassen van nieuwe medewerkers in de organisatie. De drie grootste risico’s betreffen: de piekbelasting op de totale douane organisatie in de laatste vier maanden, het voorkomen van een verloop van nieuwe medewerkers in de eerste twee jaar en de extra druk op integriteitstoetsing en borging door de uitzonderlijke verwachtte hoeveelheid nieuwe medewerkers in een relatief korte periode. Het onderzoek heeft in absolute zin veel aanbevelingen opgeleverd. In relatieve zin valt het aantal aanbevelingen mee, gegeven de omvang van de voorbereidingen op de Brexit. In dit licht is het aantal aanbevelingen voor de Douane behapbaar en past het bij de conclusie dat de Douane voldoende is voorbereid.
Aanbevelingen
De onderzoekers doen de volgende hoofdaanbevelingen aan de Douane:
- Bereid de gehele Douane organisatie voor op een zeer stevige uitvoeringsagenda voor januari – april 2019;
- borg in besluitvorming en gedrag dat de organisatie de lat hoog legt voor het niveau van dienstverlening en handhaving per 29 maart 2019;
- continueer ‘lijn als het kan en programma als het moet’;
- realiseer in de periode november – december 2018 de reeds geplande deadlines in de deelprojecten;
- realiseer in de periode januari – februari 2019 de in dit onderzoek geïdentificeerde extra of onvoldoende geplande activiteiten, zorg daarbij voor terugvalscenario’s en ‘droog oefenen’ van bestaande plannen;
- versterk zowel het Programmabureau Brexit als de lijnsturing door meer nadruk te leggen op tussenresultaat gedreven planningen (mijlpalen), aantoonbaar gebruik van meetbare prestatie-indicatoren en eigenaarschap (wie, wat, hoe en wanneer).
Einddatum Brexit is niet het eindpunt
De conclusie dat de Douane per 15 oktober 2018 voldoende is voorbereid op de Brexit betekent niet dat de Douane per 29 maart 2019 op het gewenste eindniveau zal zijn in termen van dienstverlening en handhaving. Er zal in de fase na maart 2019 verdere verbetering en implementatie van duurzame oplossingen nodig zijn. Het gaat hierbij om het normaliseren van de dienstverlening in formaliteiten (verminderen doorlooptijden in vergunningaanvragen en aangiften), het opvoeren van het handhavingsniveau door het beschikbaar stellen van meer capaciteit in termen van medewerkers, huisvesting en middelen en het implementeren van leereffecten in de uitvoering.
Ten slotte bereidt de Douane zich voor op de ‘cliff-edge’ variant van de Brexit en daarmee is zij voorbereid op de meest ingrijpende variant. Dit neemt niet weg dat de Douane de ontwikkelingen en voortdurende politieke onzekerheid over het uiteindelijke scenario in ogenschouw moet blijven nemen, omdat dit consequenties heeft voor de inhoudelijke en procesmatige executie van de voorbereiding op de Brexit.
